電話代行サービスを利用するメリットをご紹介
電話代行サービスをご利用になることで、いつも繋がる電話がお客様からの安心感と信頼を確保し、圧倒的な低リスク・低コストを実現します。また、電話応対に費やす時間を短縮できることで、時間の有効利用と業務の効率向上が図れます。
いつも繋がる電話が顧客の安心感と信頼確保
電話代行サービスを利用することで、大切なお客様や取引先に安心感をもたらし、信頼を得ることができます。
お客様が会社の固定電話である電話番号に電話しているのに携帯電話に転送されるのでは、初めて電話をしてきたお客様は、会社の存在自体に不安を感じてしまいます。また、営業担当の携帯電話に電話しても、状況によって圏外アナウンスや留守番電話になったり、電波が悪い場所で電話を受けた場合は、通話が途切れ途切れになってしまい、話しがなかなか通じないなど・・・。
これでは、お客様が不信感を抱いてしまったり、新規の顧客を取りこぼしてしまう要因になることもあります。個人事業の場合は、相手が少人数で事業を行っていることを分かっている場合でも、連絡を取りたい時になかなか電話が通じない状態が続くと、どんなに長い付き合いであっても、いずれ離れて行っていまいます。最近ではメールやLINEも普及しておりますが、電話の方が要件を伝えやすいので、常に繋がる電話を設置することが事業を運営する上では重要です。
常に繋がる電話対応の問題は、電話代行サービスを利用することで解決します。すぐに電話応対することで、なかなか電話連絡を取れないお客様のイライラをなくし、迅速で丁寧な対応で電話応対をスムーズに遂行して、大切なお客様と取引先に安心感をもたらし信頼を得ることができます。
常に繋がる電話対応を実現
電話はいつかかって来るか分かりませんが、新規案件の問い合わせや取引先からの依頼の電話を取り逃がしてしまうと、せっかくのビジネスチャンスを逃してしまうかも知れません。外出中や接客中、そして打ち合わせをしている時など、タイミングが悪いと電話に出れないことも多いです。
しかし、電話代行サービスを利用すれば、常に繋がる電話対応を実現でき、需要な電話についてはそのまま取り次ぎ処理を行い、緊急性のない電話については随時メールや電話受付システムなどで報告されます。常に繋がる電話対応の実現が、重要なビジネスチャンスの電話を逃しません。
迅速で丁寧な電話対応で顧客からの信頼度アップ
スタッフが少ないと電話対応が疎かになり、留守番設定にすることもある場合、留守電に伝言を残すことに抵抗を感じて用件を話さずに電話を切ってしまう人も多いです。留守電に伝言を残したとしても、いつ折り返しの電話があるかも分からず、相手に不安を与えてしまうことにもなります。
また、その様な状況が何度も続いてしまえば、電話がなかなか繋がらないことで信用もなくしてしまいます。電話代行サービスを利用して、いつでも繋がる電話対応環境を設けていれば、電話をかけてくる相手も安心できるとともに信頼度もアップします。
圧倒的な低リスク・低コスト
電話応対のためにスタッフを雇用するのは、人件費と経費の無駄遣いとなります。当社の電話代行サービスは、低料金で1ヶ月単位の契約ですので、圧倒的な低リスク･低コストで電話応対のお悩みを解決します。
電話応対のためにスタッフを雇用しようとすると、人件費や求人広告費、交通費や福利厚生費など、人件費や経費などのコスト負担となってしまいます。また、優秀なスタッフを雇用できる保証もありませんので、人的なリスクも発生します。電話代行サービスなら雇用のリスクがなく、優秀なオペレーターを圧倒的な低コストで利用できます。
特別な研修や教育を受けたオペレーターの電話対応は、お客様や取引先に好印象を与えますので、出張や打ち合わせ、車での移動中やお客様先での作業中でも、安心してコアの業務に集中することができます。
特定の利用時間ニーズにも柔軟に対応
電話代行サービスを利用する場合、
・特定の曜日や時間帯だけ利用したい。
・電話に出れない時だけ利用したい。
など、電話対応の代行が必要な時だけ利用することも可能です。電話代行サービスでは利用プランによっては、特定の曜日や時間帯だけ利用することも可能です。また、着信する電話の転送設定を切り替えることによって、任意の時間にオペレーターに電話応対を代行させることもできます。
商品説明などの専門的な業務にも対応
電話代行サービスでは、一般的な電話の受け答えや電話を取り次ぐだけでなく、商品説明などの専門的な電話対応を依頼することができます。会社の資料や業務内容、商品説明書などを元にオペレーター用のマニュアルを整備することによって可能となります。
整備するマニュアルについては、すべて契約者様にお任せするのではなく、電話代行会社側でマニュアル整備の専任者を設けて対応する電話代行会社もあります。
時間の有効利用と業務効率向上
電話代行サービスを利用することで、時間を気にせず自由に外出、コアの業務に集中でき、限られた時間を有効に活用できます。
会議や商談中、そして忙しい時にお客様や取引先から電話がかかってきた時、大切な電話と分かっていても電話応対に惑わされ、仕事に集中できなくなることはありませんか？ 電話代行サービスを利用すれば、オペレーターが大切な電話の応対を代行しますので、会議や商談、急ぎの業務にも集中して取り組むことができます。
オペレーターがお受けした用件は、随時ご指定のメールアドレスに報告します。急ぎの電話は内線の様にご指定の電話に転送。ご要望に合わせた方法で業務報告を行いますので、余裕のある時にじっくりと用件を確認でき、時間を有効活用できるようになり、業務効率も向上します。
就業時間短縮の可能性も
業務への集中を途切れさせる一番の原因となるのは電話です。業務に集中している最中に電話がかかってきてしまうと、電話に出るためには業務を中断しなければなりません。集中が途切れてしまえば、元の集中モードに戻る時にも無駄な時間を費やしてしまうことになります。
業務を中断する機会を減らせば効率も良くなり、就業時間内に業務を終わらせることができ、残業時間も減らせる可能性もあります。
RTC電話代行サービスの電話代行プラン
RTC電話代行サービスでは、きめ細やかな電話応対で契約者様の売上拡大・経費削減に貢献し、収益向上とイメージアップを一番に考え、様々な業種に柔軟に対応できる電話代行の基本プランと、専門業務に特化して各種業務と電話代行サービスを連動した業務別専門プランをご用意しております。
当社の電話代行基本プランは様々な業種に対応できます。
をご用意しております。
専門パッケージの拡充と充実に取り組んで参ります。
電話代行サービスの専門パッケージプラン
- 住宅設備･不動産･賃貸管理、中古車･バイク販売（保守連動）
- 不動産販売・賃貸の管理会社専門
- 自動車・バイク販売/修理（保守連動）
- 緊急出動付の電話代行サービス（保守連動）
- 支払い督促の電話代行サービス
- クレーム対応専門の電話代行サービス
- 社長秘書代行
- アンケート調査パック
その他、年末年始・ゴールデンウィーク・夏季休暇など、長期休暇時の電話代行の短期利用サービスも期間限定でご利用いただけます。
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