電話代行サービスの特徴と具体的なメリット

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電話代行サービスの特徴と利用による具体的なメリット

電話代行サービスの特徴とメリット

通常の業務と電話応対を兼務しながら仕事をしている人は多いと思います。仕事に集中している時や計算をしている時などに、電話応対で仕事を妨げられてしまうことも多いですので、電話応対問題を解消するだけでも、本来の業務に集中できて効率も上がり売上アップも期待できます。

電話応対担当のスタッフがいれば、セールスや勧誘の電話などの無駄な電話応対を回避することができますが、自社で電話応対担当のスタッフを雇用するためには、人件費以外にも様々な費用も掛かります。

また、電話応対は企業の窓口となりますので、失礼な電話応対は企業のイメージダウンにつながりますので、ある程度の教育も必要になります。

一日の業務に占める電話応対の割合が大きければ、売上や利益確保の妨げになったり、就業時間内に業務が終わらず、時間外労働を強いられる原因にもなってしまいます。これらの問題解決に役立つのが電話代行サービスです。電話代行サービスを利用して、電話応対業務をアウトソーシングすれば、本来の業務に集中できる環境が整い業務効率も上がります。

電話代行サービス利用で得られるメリット

電話代行サービスとは、電話応対のプロフェッショナルであるオペレーターが、依頼主または依頼主の企業宛てにかかってきた電話に、その依頼主の代わりに電話応対を行うサービスです。

外出が多い企業や担当者、オフィスに不在となる営業時間外にも電話応対を任せることができるため、電話応対に悩みを持つ少人数の企業や個人事業主などで、電話代行サービスは重宝され強い味方となっています。また、最近では24時間365日対応可能な電話代行業者も多く、年末年始などの長期休暇中であっても電話応対ができるため、利益につながる機会損失もなくなります。

電話代行サービスを利用して、電話応対をアウトソーシングすることによって、以下の様な具体的なメリットがあり、電話応対のお悩みの解決や改善が可能になります。

  • いつでも電話がつながる安心感で顧客満足度が向上します。
  • 電話応対の時間が減り、コア業務に集中できることで仕事の効率が上がり、作業ミスの軽減にもつながります。
  • 休日や祝日、年末年始や夏季休業中でも、電話の取りこぼしがゼロになり、営業機会の損失がなくなります。
  • 電話応対スタッフの募集や採用後の教育が不要になり、人件費や経費削減にもつながります。
  • セールスや勧誘の電話などの迷惑電話に割かれる無駄がなくなります。
  • テレワークやリモートワークへもスムーズに移行できます。
  • 電話の呼び出し音や話し声が減り、静かな職場で仕事に集中できます。
  • 電話応対に優れたオペレーターによる適切な電話対応で、顧客や取引先からの信頼度がアップします。

電話の呼び出し音や電話中の話し声は、仕事への集中を妨げる要因になります。特に電話の話し声が大きい人もいますので、職場での電話応対の機会を減らせれば、職場の殺伐とした雰囲気も改善され、業務の効率アップにもなります。

電話代行サービスのタイプ

電話代行サービスには大きく分けると、「代行着信型」と「コールセンター型」があります。

代行着信型の電話代行サービスは、依頼者側の電話への着信を電話代行業者に転送して、電話代行業者のオペレーターが電話応対を行います。主に顧客からの電話を取りこぼさない様にするため活用されることが多いです。

一方、コールセンター型の電話代行サービスは、顧客からの電話窓口として、多種多様のカスタマーセンターやテクニカルサービスなどのコールセンター業務を委託できるサービスです。

代行着信型の電話代行サービス

代行着信型の電話代行サービスは、依頼主の電話番号にかかってきた電話をボイスワープという電話転送サービスを使用して電話代行業者に転送し、電話代行業者のオペレーターが電話応対するサービスです。

外出時に留守番電話にしたり、携帯電話に転送したりする必要はなくなり、かかってきた電話を取り逃しませんのでので、せっかくの営業機会を失うことがなくなります。電話代行業者のオペレーターは、適切な電話応対ができる様に研修を受け、日頃から電話応対の経験も積んでおりますので安心して委託することができます。

電話応対した内容については、随時メールやLINEで報告されますので、かかってきた電話の優先順位を整理してから対応することが可能になります。また、セールスや勧誘の電話などの迷惑電話は、電話代行のオペーターが排除しますので、迷惑電話に費やしていた無駄な時間が無くなります。

コールセンター型の電話代行サービス

コールセンターと言ってもその形式は様々ですが、電話代行業者のコールセンターは、顧客対応の窓口となって電話応対し、電話の内容を依頼者に報告する業務を行ないます。

一様にコールセンターと言ってもその形式は様々です。不動産管理や機器設備メンテナンスを行う会社、メンテナンス受付や緊急時のコールセンター、商品の問い合わせ窓口やクレーム対応など、多種多様のカスタマーセンターやテクニカルサービスなどとして利用されることが多いです。

コールセンターには、様々な内容の電話がかかってきますので、それらの電話に応対するノウハウも必要になりますが、それには経験の積み重ねも必要ですので、ある程度の研修も必要で準備にも時間やコストがかかってしまいます。

しかし、電話代行サービスを利用すれば、電話応対のプロフェッショナルである経験を積んだオペレーターがコールセンター業務を代行しますので、高いレベルの電話応対を最初から行なうことができます。

電話代行サービスは売上アップやコスト削減にも貢献

電話代行サービスを利用すれば、電話応対に費やしていた時間を軽減できますので、コア業務に集中できるとともに売上に直結できる業務時間を増やすことができ、売上アップにもつながります。

また、自社で電話応対スタッフを雇用したり教育したりする必要もなくなりますので、スタッフを雇用することで発生する人件費や経費などのコスト削減にもなりますので、利益率向上にも電話代行サービスは貢献できます。

いつもつながる電話環境は、顧客満足度の向上だけでなく、機会損失の防止にも役立ちますので、電話応対業務にお困りの際は是非、電話代行サービスの利用をご検討ください。

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