メール対応代行サービス(メールの受信と送信を代行するプラン)

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メール対応代行サービス

メール対応代行サービスは、メールの受信と送信を365日体制で代行するプランです。標準で365日対応ですが、対応時間は「昼間・夜間・24時間」から選択して利用することができます。

受信したメールに対して、定型文を自動返信するシステムは多いですが、当社のメール対応代行サービスは、必ず受信したメールの内容を目視で確認してから、最短で5分~10分以内に素早く的確な文章で返信を行います。そのため、様々な問い合わせ内容にも対応できるのが、当社のメール対応代行サービスの強みです。

受信後に返信したメールの内容は、無償で提供させていただく自社開発のクラウドシステムで、リアルタイムに情報を共有できますので、履歴を検索して閲覧することができます。メール返信のひな型もクラウドシステムの画面で追加や編集ができますので、返信のパターン追加や変更があった場合も、すぐ対応して返信メールに適用することが可能です。

メールの受信・送信代行だけでなく、電話代行サービスを追加して利用することもできます。「先程メールもした」というお客様から、電話での問い合わせがあった場合でも、メールの内容を確認できることでタイムリーな電話応対が可能となります。メールの返信も電話応対も的確で素早い対応ができれば、売上アップも期待できるとともにサービスレベルも向上するでしょう。

  • 「返信に対する課金」をご利用の場合には、受信に対しての費用は掛かりません。
  • 返信に対する従量課金制で安心。(「返信に対する課金」でのご利用を推奨しております。)
  • 返信されたメールは、御社のメールサーバーにも同時配信いたします。
  • お客様に返信される際も、アドレスは御社のアドレスで返信いたしますので、Reメール時も御社で対応可能です。
  • 「24時間対応」でご利用の場合、24時間体制でメールの受信・送信が素早くできる体制が整います。
  • メールの返信ひな型は、クラウドシステムの管理画面にて共有できますので、御社側でも当社側でも追加・編集して更新することが可能です。

メール対応の問題点はアウトソーシングで解決

受信したメールの処理や対応に関する問題は、すべての中小企業が抱えています。以下の様な事例は、メール対応のアウトソーシングで解決できます。

  • メールの問い合わせがたまにしか来ないため、問い合わせに対する返信が遅れがちになり、電話で催促が来てしまう始末である。
  • メールの問い合わせを無視してしまうことがある。
  • メールの返信も結構手間が掛かり、意外にマニュアル化されていないため、スタッフの入れ替え時などに苦慮してしまう。
  • 深夜に届くメールは確かに多くて朝対応しているが、返信はまた深夜に届くことが多い。
  • メールの問い合わせやクレームに、しっかりと処理できる体制が実は整っていない。

メール対応代行サービスでメールを素早く返信できる体制を構築

Webサイトからの成約率は、夜間・深夜に多い傾向があります。そのため、メールの返信サービスも24時間対応にすることで、売上アップが望めると言えます。メール対応代行サービスを利用して、夜間・深夜のメールにも、素早く返信できる体制を構築すれば、競合他社より一歩リードできます。

メールは手軽に送信と受信ができるため、対面や電話よりも対応を後回しにされがちです。しかし、メールのお問い合わせの中にも、すぐ返信メールを送って対応すれば、売上に結び付く優良なお客様は結構多いです。更にメールの返信が早いことで、成約率の向上とお客様の安心感や信頼度も向上します。

メール対応代行サービスの内容と料金のご案内

メール対応代行サービスは、標準で365日対応ですので年末年始や祭日の対応も追加費用はありません。対応時間は「昼間・夜間・24時間」から選択して利用することができます。

  • 24時間対応も選べるメール対応代行サービスです。最短5分~10分以内に返信します。
  • 受信した内容を確認し、問い合わせ内容に合わせた的確な返信作業を行います。(定型文の自動返信などは一切使用しません。)
  • ご利用に際して既存のメールアドレスを変更する必要はありません。
  • 当社独自開発の双方向型クラウドシステムを無償でご提供いたします。(多機能な管理画面も標準装備です。)
  • 「返信に課金」を選択した場合は、迷惑メールなどの受信には課金しません。
  • 返信メールのひな型は、検索機能付きで無制限に作成できます。
  • コールセンターサービスを付けた場合、メールの送り主から電話による問い合わせがあった場合も、すぐ電話応対いたします。

メール返信の速さにもっとこだわりを!

成約率の向上⇒メールの返信にもっとこだわり

メールの受信・送信代行サービスを利用したお客様の感想

メール対応代行サービスを利用したお客様の感想
試験的に3ヶ月間ですが、自社スタッフにて24時間メール返信体制を実施しました。その結果、深夜の問い合わせに対する成約率が飛躍的に向上し、売上は伸びるということが判明しました。

しかし、その反面人件費コストも月45万円程度上がってしまい、営業利益よりも人件費コストの方が高いという結論も同時に判明しました。

スタッフを在宅勤務で対応させるなどして、コスト面の削減に努めましたが、安定的な運営と監視体制が整わないことから、サイトに「メール24時間返信します」と記載したものの、中途半端になってしまい一度は断念しました。このメール対応代行サービスを利用して、コストの削減という課題が解決され、営業利益を上げることができました。

メール代行のアウトソーシングは、良い人材の確保以上の効果がある

良いパートナーシップ企業を探す方がとく

中小企業では、良い人材を集めることは至極の業であります。しかし、外注業者はその道のプロ=良い人材がいるのは確かです。では、良い人材を自社で募集するのと、良いパートナー企業(アウトソーシング先)を探すのでは、どちらが費用的に安く探しやすいか?

それは良いアウトソーシング先を探す方が確率も高くコストも安い。たかが1社、2社のアウトソーシング先との相性が悪かった、費用が高かったくらいで諦めず、相性の良いアウトソーシング先を忍耐強く探すことは非常に重要です。

中小企業の永遠のテーマである「人材不足」。これは良きアウトソーシング先を時間をかけて探すことがひとつの解決方法と言えます。

メール対応代行サービスの概要とコスト換算

メールの受信から返信まで速やかに代行して対応します。無償で提供させていただくクラウドシステム内で業務を行いますので、検索機能を使って対応履歴などもチェックできます。

受信したメールに対する返信用のテンプレートは、メール代行開始前にも作成しますが、日々のメール代行業務のなかでも精度を高めながら編集していきます。精度が高まりテンプレートが定着すれば、契約企業様の手間は軽減されます。

メール代行の1ヶ月のコスト換算例

●「9時~18時まで対応」「返信に対する課金」で運用し、返信件数が50件の場合
税抜:「基本料金:10,000円」+「返信件数50件:5,000円」=15,000円(時給換算すると約20円)
税込:「基本料金:11,000円」+「返信件数50件:5,500円」=16,500円(時給換算すると約23円)

●「18時~翌9時まで対応」「返信に対する課金」で運用し、返信件数が50件の場合
税抜:「基本料金:12,000円」+「返信件数50件:5,000円」=17,000円(時給換算すると約23円)
税込:「基本料金:13,200円」+「返信件数50件:5,500円」=18,700円(時給換算すると約26円)

●「24時間対応」「返信に対する課金」で運用し、返信件数が50件の場合
税抜:「基本料金:15,000円」+「返信件数50件:5,000円」=20,000円(時給換算すると約27円)
税込:「基本料金:16,500円」+「返信件数50件:5,500円」=22,000円(時給換算すると約30円)

中途半端に事務員が返信したり、営業が返信するよりも早くて安いのが「メールの受信・送信代行サービス」です。

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