電話代行サービスの活用が顧客に信頼と安心感を与える
電話代行サービスは、小規模の企業でこそ活用すべきサービスとも言えます。スタッフが少ない状態で電話応対していると、どうしても転送電話や留守番電話対応をしてしまいがちです。しかし、企業に電話してくる顧客は、すぐに問い合わせをしたい場合や用件を伝えたいため電話をしてきます。転送電話ではすぐに電話に出ることができない場合も多く、電話しても留守番電話対応になってしまうのでは、顧客からの信頼度が低下してしまいます。
また、少人数でネットショップなどを運営している場合、問い合わせ電話が多過ぎて対応しきれない状態に陥るケースもあります。顧客からの電話応対は大事な業務ですので、疎かにすることはできません。電話応対だけでも外注化できれば業務の効率が格段に向上する企業も多いですが、電話代行サービスを活用すれば電話応対の外注化が実現できます。
以下の様なケースで電話対応しているケースでは、電話代行サービスを活用してみる価値があると考えます。
顧客対応や打ち合わせ会議、移動が多く電話に出れないことが多いケース
携帯電話番号と事務所の電話番号を記載している名刺を顧客に渡すケースが増えていると思いますが、顧客が担当者本人と直接連絡を取りたい場合は、携帯電話に電話してくることがほとんどだと思います。しかし、顧客対応や打ち合わせ会議、移動が多い場合はなかなか電話に出ることができません。
携帯電話につながらない場合は、事務所の電話番号に電話する顧客も多いですが、事務所の電話も携帯電話に転送設定していると、事務所の電話もつながらない状態になってしまいます。この様な状態が何度も繰り返されてしまうと、顧客からの信頼度は低下してしまいます。
電話代行サービスを利用していれば、携帯電話につながらなくても、顧客は会社のスタッフと話すことができて、用件を伝えることができ安心できます。顧客側の立場で考えれば、営業時間であればいつでも電話がつながることになります。企業であれば当たり前の体制とも言えますが、電話代行サービスの活用でその体制が実現できますので、顧客に対して信頼と安心感を与えることができます。
留守番電話対応することが多いケース
事務所を留守にする場合、携帯電話への転送または留守番電話設定すると思いますが、何度も携帯電話に電話してもつながらない場合は、顧客は事務所に電話してみることが多いです。しかし、事務所の電話に電話した時に留守番電話の音声しか聞こえない場合に顧客はどう思うでしょう？ きっと顧客は不信感を抱くはずです。見込み客からの電話であれば、その後の取引に影響が出てくる場合もあります。
電話代行サービスを活用すれば、オペレーターが会社のスタッフとして電話応対しますので、留守番電話設定する必要はありません。よくある問い合わせ内容であれば、電話代行のオペレーターが直接受け答えすることも可能です。
簡単な事務作業や電話応対のためにスタッフを雇用する方法もありますが、人を雇用すれば人件費や経費が必要になります。電話代行サービスは、人を雇用する人件費よりも遥かに安い料金で利用することができます。
問い合わせ電話が多く、全部の電話に丁寧に対応できていない
ネットショップなどを運営していると、問い合わせ電話が多過ぎて処理しきれなくなる場合があると思います。メールで問い合わせしてくる場合もありますが、いつ回答が返って来るか分からないメールのやり取りよりも、すぐに回答が得られる電話で問い合わせしてくる顧客も多いです。
売る上げを伸ばすためには、一件ごとの電話に丁寧に対応することが大事ですが、かなりの時間を費やすことにもなります。電話問い合わせの内容の多くは、Webサイトに掲載されている内容についての簡単な質問や納期についてです。顧客は確認や安心感を得るために電話してくることが多いですので、この様な電話の内容は電話代行のオペレーターに任せれば良いことです。オペレーターが回答できない電話のみ応対することになりますので、電話応対する件数はかなり減らすことができます。
