個人事業主にとって役立つ電話代行サービスの利用目的と主な機能

個人事業主として起業する場合、メールやSNSでのやり取りがメインだとしても、将来的には受付窓口となる電話番号を設けて起業した方が得策です。

個人事業として起業する場合、連絡手段としてスマホをメインで活用するケースも多いと思いますが、仕事とプライベートを分ける目的として、スマホを2台持ちする個人事業主の方も見かけます。しかし、固定電話やフリーダイヤルの電話番号で電話窓口を設けてスマホに転送設定しておけば、仕事用とプライベート用のスマホを2台持ちする必要はありません。

起業した事業が順調に進めば、顧客や取引先とのやり取りも増えてきますが、個人で電話対応することに限界を覚える事態になるケースもあります。その様な事態になった場合、電話応対を任せられるスタッフを雇用する対応策もありますが、スタッフを雇用すれば人件費などにかかる経費も毎月発生し、雇用分の費用を毎月支払わなければならなくなるというリスクも生じます。

また、スタッフを雇用する場合は、必ずしも優秀なスタッフを雇用できるとは限りません。事業の戦力となる様に教育する手間や、仕事を覚えた頃に突然退職されてしまうなどのリスクを背負うことにもなります。

電話窓口の設置と電話対応、スタッフ雇用のリスク対策としてお勧めできるのが電話代行サービスの利用です。電話代行サービスは、スタッフを雇用する費用よりも遥かに安い費用で、電話応対のプロであるオペレーターに電話応対業務を安心して任せることができます。

個人事業主にとって電話代行サービスが役立つ時

個人事業主が実際に電話代行サービスを利用した場合、主に以下の様な状況で便利さを感じることができます。

電話窓口の設置

電話応対が業務の障害となるため、最近では電話窓口を設置せず、メールやSNSで顧客とやり取りするネットショップなどもあります。顧客の立場で考えれば、会話での問い合わせがすぐできる電話窓口があることが望まく、電話による問い合わせが可能なことで信頼性や顧客満足も向上します。

電話窓口設置の問題は、電話応対の品質や費用面から考えても、電話代行サービスの利用で解決できます。電話代行サービスでは、一般的な問い合わせ内容の一次対応だけでなく、注文の受注や予約の受付・返品対応やクレーム電話対応などのオプションプランを利用できるサービスも用意されています。電話応対のプロであるオペレーターが対応しますので、安心して電話窓口での電話応対を任すことができます。

外出が多くオフィスを不在にしがち

外出が多い業種の場合は、オフィスを不在にしがちになり、かかってきた電話を携帯電話に転送したり、留守番電話にして電話対応するケースが増えてしまいます。そのため、電話の取り逃がしも多くなってしまい、大事なビジネスチャンスを失ってしまう場合もあります。

電話代行サービスは、電話窓口として適切に電話の一次対応をして通話内容を報告します。そのため、電話対応のことは気にせずに、ご自身の予定を優先し安心して外出し、オフィスを留守にすることが可能となります。

仕事に集中できる環境が欲しい

電話応対は、集中して仕事をしたい時の最大の妨げ要因となります。電話の呼び出し音も妨げになりますが、仕事の途中で電話応対してしまうと、集中していた状態を取り戻す時間も無駄になってしまいます。

個人事業主の場合は、業務にかかわる作業や連絡などを全てご自身で行わなければいけません。しかし、電話代行サービスを利用すれば、電話の呼び出し音も鳴らなくすることもでき、電話応対を任して本業に集中することができます。

スタッフを雇用する余裕がない

起業したばかりの頃は仕事が安定せず、スタッフを雇用する余裕がないことが多いと思います。電話応対だけでも他の人に任すことが出来れば、本業に専念することが可能となります。そのため、起業時に電話代行サービスを利用する個人事業主の方は増えています。

電話代行サービスは、一般的な電話の受け答えのみであれば、すぐ利用を開始することができます。商品やサービスについての受け答えがある場合でも、契約時に業務マニュアルを作成してしまえば、後は電話代行会社で運用してくれます。

スタッフを雇用した場合は教育期間も必要となりますが、電話代行サービスを利用した場合は教育の必要はありません。その結果、スタッフを雇用した場合と比較すると、教育にかかる手間や時間、そしてコストを大幅に削減することができます。

電話代行サービスの利用目的と主な機能

電話代行は、「秘書代行」や「電話秘書代行」などと呼ばれることもありますが、契約者の代わりに電話応対するサービスです。個人事業主や起業したての企業にて、電話応対業務を対象とした人手不足の解消やコスト削減、業務効率の向上を目的として活用されることが多いサービスです。

コロナ感染対策としてテレワークが普及されましたが、スタッフが出勤せずオフィスの固定電話にかかってきた電話に応対する方法として、電話代行サービスを活用される企業が増えました。それらの企業では、コロナ感染対策が落ち着いた時期でも、電話代行サービスを引き続きご利用いただいている企業も多いです。

電話代行サービスで利用できる機能としては、電話応対はもちろんですが、主に以下の様な機能が挙げられます。

電話番号の貸し出し

個人事業の場合、起業時にはご自分の携帯電話番号を利用するケースも多いです。しかし、事業が順調に進み事業を続けていく内に、携帯電話番号ではなく信頼性の高い連絡先の窓口として、固定電話やフリーダイヤルの電話番号が必要になってきます。事業専用の携帯電話以外の電話番号は、顧客や取引先からの信頼を得るためにも重要です。

固定電話やフリーダイヤルの電話番号を準備するには、手間や時間がかかってしまいますが、電話代行サービスの電話番号の貸し出し機能を利用すれば、専用の固定電話やフリーダイヤルの電話番号をレンタルすることができます。手間や時間をかけずに電話代行サービス利用開始と同時に、レンタルした電話番号を利用できます。

相手先や用件に応じた電話転送

急ぎの電話や大事な用件の電話には、ご契約様がすぐに応対する必要がありますが、事前にその「相手先や用件」を電話代行会社に伝えておけば、すぐにそのまま電話を転送してくれます。それ以外の電話については、「折り返し対応電話」として報告されます。

また、迷惑な間違い電話や営業電話については、オペレーターが対応してカットしてくれますので、業務に関係ない電話に惑わされることがなくなります。

電話応対内容の報告

電話代行サービスのオペレーターが応対した電話の内容は、メールや運用システムなどで随時報告されます。契約者はいつでもどこでも報告内容を確認できますので、折り返し電話対応するとしても優先付けして対応することが可能となります。

問い合わせ内容を把握した上での折り返し電話対応となりますので、不明点があれば調べてから電話ができ、電話応対の業務時間短縮にもなります。

通話録音サービス

オペレーターが電話応対した時の通話録音を実際に聴くことができるサービスを提供している電話代行サービスもあります。実際に通話録音を聴くことで、通話時の相手の口調や状況なども確認することが可能となります。

通話録音サービスは、クレーム対応の折り返し電話をする際などの現状把握に役立つケースがあります。

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