起業時や独立直後、個人事業主の電話代行サービス利用の必要性

起業時や独立直後、個人事業主にとっては、携帯電話は大変便利な連絡手段となるツールですので、名刺やチラシなどの広告媒体に連絡先として携帯電話番号のみを記載しているのを見かけることがあります。しかし、携帯電話番号は担当者に直接電話がつながるというメリットがあるものの、企業の代表連絡先などの電話番号も記載されていないと、顧客からの信用性は低く不安を抱いてしまう場合もあります。

独立して起業した場合などに事業が順調に進めば、将来的にはスタッフを雇えるほどに成長するかも知れません。忙しくなればなるほど携帯電話に直接電話がかかってくる事態になり、仕事中に電話対応に追われ、電話をしてもいつも話し中だったり、電話を取り逃す件数も増えてしまいます。

携帯電話への直接の電話連絡を避けておけば、休みの日や勤務時間以外に電話の音や着信バイブレーションに惑わされることはなくなります。また、個人事業主も同様ですが、起業時や独立直後に固定電話やフリーダイヤルを設置して、さらに電話代行サービスを利用しておけば、電話の取り逃しはなくなり、電話対応に惑わされることなく本来の業務に集中できる様になります。

個人事業主、起業時や独立直後に電話代行が役立つ理由

個人事業主、起業時や独立直後に電話代行サービスは大きな助けとなります。以下の様な理由により、電話対応問題を解決する方法として、電話代行サービスの利用は事業を成功させるためにも必須と言っても過言ではないでしょう。

電話の取り逃し対策

起業時や独立直後は、様々な申請手続きや事業の準備で大忙しの状態が続きます。特に個人事業主や少人数で独立して起業した場合は、自分自身で手足を動かして事業を進めなければいけません。また、忙しくてもスタッフを雇用する資金的な余裕がないことも多く、電話がかかってきた場合は自分が電話に出ないと誰も電話に出てくれません。

かかってきた電話は重要な電話であることもあり、もしかしたら顧客からの電話かも知れません。電話の取り逃しが増えてしまえば、同時にせっかくのビジネスチャンスを無意識の内に逃してしまうことになります。

近年は電話だけでなく、メールやLINEなども連絡手段のツールとして活用される様になってきました。しかし、すぐに問合せしたい場合や詳細を知りたい場合の連絡手段としては、文字を入力する手間がなく、会話で連絡できる電話が最も多く使われます。それなのに、かけた電話がいつも留守番電話だったり、呼び出し音が鳴り続けるだけでは、不信感が増すばかりで信用も失ってしまいます。

電話の取り逃しがなくなり、電話代行のオペレーターが用件を確認するだけでも、電話をかけてきた相手は用件が伝わったことで安心でき、折り返しの電話を待つことができます。そのため、電話代行サービスを利用して確実に電話対応できるようにしておくことが大切です。

起業後はしばらく電話対応が多くなる傾向がある

起業直後は顧客もあまりいないので、電話対応は少ないと思いがちですが、起業後はしばらく電話対応が多くなる傾向があります。業種にも寄りますが、すぐ顧客から問い合わせの電話があったりする場合もあり、商品や製品の売買をするのであれば、配送業者や仕入れ先からの電話もかかってくる様になります。

予約制の店舗や飲食店であれば、予約の電話やキャンセルの電話対応をする必要があります。また、資金調達をしたりオフィスを賃貸した場合などは、それらに関する手続きなどの電話が頻繁にかかってくることも考えられます。かかってくる電話の中には、すぐに電話を切ってしまいたくなる様な迷惑電話もかかってくる可能性もあります。

起業したばかりで電話対応に振り回されてしまうと、事業の準備や顧客開拓に費やす時間が削られてしまうことになり、事業が上手くいかなくなる要因になることもあります。しかし、起業当初から電話代行サービスを利用していれば、迷惑電話はオペレーターによって排除され、本当に必要な電話にはオペレーターからの報告を確認後に、自分のタイミングで折り返しの電話対応をすることができます。

適切で丁寧な電話対応

電話を取り逃がしてしまうのも問題ですが、電話に出れたとしても電話対応が不適切では信用を失ってしまいます。気分が優れなかったり、忙しい時に電話がかかってくると、電話対応が不愛想になってしまうこともあるかも知れません。不適切なな電話対応では、せっかく興味を持って電話してくれた人の購入意欲が失せたり、サービスの利用を断念してしてしまうリスクが高くなってしまいます。

電話対応に慣れていないと、常に明るく丁寧に電話対応することは難しいとも言えます。しかし、電話代行サービスのオペレーターであれば、電話対応がメインの仕事ですので、コンスタントに丁寧で高品質な電話対応をしてくれるので安心できます。

電話代行サービスを利用すれば、電話の一次対応は電話代行のオペレーターが担当します。電話をかけてくれた相手を待たせることなく、すぐ電話に出てくれますので、電話の相手は好印象を抱いてくれます。

ご契約者様は、オペレーターからの通話内容の報告を確認してから、折り返しの電話をすることになります。用件を把握した状態で、自分が都合の良いタイミングで電話することができますので、余裕を持った状態で適切で丁寧な電話対応も可能となるでしょう。

同じ様な内容の問い合わせ電話が多い場合は、電話対応の業務マニュアルを整備しておけば、オペレーターが対応して案内してくれますので、ご契約者様の電話対応件数を減らすこともできます。

どこのどの電話代行サービスを選んだら良いか？

起業時や独立直後は資金面が厳しいことも多く、費用を抑えることを重視して、料金が安い電話代行サービスを選んでしまう傾向があります。

しかし、料金が安いことには理由があります。安易に料金が安い電話代行サービスを選んでしまうと、電話応対の品質が悪かったり、すぐに要望に対応してもらえないなど、利用し始めてから後悔することになります。

事業を成功させるためには、「電話対応の窓口」となる電話代行サービスが、自社の要望に十分応えられるかを吟味して選ぶことが重要になります。そのため、電話代行サービスの利用を検討する際は、費用面の他にも以下の様な内容を事前に確認されると良いでしょう。

電話対応の品質が良いか？

電話代行会社によって電話対応の品質は様々です。電話対応の品質は、その電話代行会社の方針や教育体制、オペレーターのスキルなどによって左右されます。

電話代行会社の中には、きちんとしたオペレーター経験がない人をパートやアルバイトで雇用して、ほとんど自社で教育しないまま実務に割り当てているところもあります。

教育体制や担当するオペレーターの質について問い合わせても、正直な回答が返って来ない電話代行会社も実在します。そのため、品質については電話代行サービスを実際に利用してからでないと判断できないことも多いです。。

その様な場合は、「無料のお試し利用」ができる電話代行会社を選ぶと良いでしょう。電話対応の品質に自信がある電話代行会社は、「無料のお試し期間」が設けられているところが多いです。

24時間365日の利用が可能か？

電話代行サービスの利用を検討する際に、自社の従業員が勤務している平日の昼間の時間帯にだけ、電話代行サービスを利用できれば良いという考え方もあります。しかし、従業員の就業時間外にも電話対応を可能にすることでことで、ビジネスチャンスが広がる傾向があります。

電話代行会社によっては、「24時間365日対応」と説明があっても、実際には年末年始やお盆の期間、ゴールデンウィークなどは特例として対象外としているところもあります。また、深夜から早朝にかけての時間帯は対応不可としている電話代行会社もありますので、例え「24時間365日対応」と説明があっても注意が必要です。

要望や変更に柔軟に対応してもらえるか？

一般的な電話代行サービスは、受電した電話の一次対応を行い、その通話内容をメールなどの手段で契約者様に報告します。しかし、電話代行サービスを利用していると、様々な新たな要望が生じることもあります。その要望の中には、契約内容の変更が必要な場合もありますが、電話代行サービスを利用している側としては、すぐ変更したいケースもあります。

そのため、新たな要望や変更があった場合に柔軟に対応してもらえるかも事前に確認し、変更が生じた場合の手続きや対応変更のタイミングについても確認しておくと良いでしょう。電話代行会社によっては、契約期間を設定してその期間は変更に対応できないこともありますので注意が必要です。

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