電話代行活用で予約･受注受付やサポート業務をコールセンター化
電話代行サービスを活用して、専門的または特化した電話受付業務のコールセンター化が実現できます。コールセンターは、「予約受付、キャンペーンやセミナー・イベント参加受付、通信販売の受注受付、カスタマーサポート・クレーム対応」などを展開する際などに必要になります。
RTC電話代行サービスでは、お客様のご予算、そして展開するサービスや商品の規模に応じて柔軟に対応し、信頼できるコールセンターサービスをご提案いたします。また、ご契約は1ヶ月更新ですので、状況に応じた体制の増減など、お客様のニーズに合わせた様々なサービスや商品のコールセンター環境の構築が可能になります。
RTC電話代行サービスの電話代行は、365日対応が標準です。そして、24時間サービスにも対応しておりますので、コールセンターの年中無休化も実現できます。インターネットが普及した現在では、夜や深夜に活動している方や商品の購入を検討している方が多くいらっしゃいます。
しかし、意思疎通がリアルタイムにできないメール注文や問い合わせでは不安を感じている方も多いのが現状です。電話で直接会話できて注文や問い合わせができるコールセンターも、24時間対応を実現していれば、売上拡大や顧客満足度の向上、そしてリピーターの獲得にもつながります。
予約受付のコールセンター
予約受付のコールセンターは、飲食店、ホテルや旅館などの宿泊施設、クリニックや歯科医院、美容院やエステサロン、塾や習い事教室など、様々な業種の予約電話受付業務を代行します。
365日24時間対応の予約受付を実現することにより、今迄は取り逃がしていた業務時間外にかかってきたお客様からの予約電話にも対応できます。その結果、昼間は忙しいお客様も夜中にゆっくりと予約電話をできますので顧客満足度や売上も向上します。
また、お客様からいただいた予約受付の内容は、随時発信するメール報告の他、インターネットを介して「無償提供のリアルタイム電話受付管理システム」で情報を共有することができます。
予約受付のコールセンターの業務内容は、顧客からの電話を受け付け、予約に関する情報を収集し、データベースに正確に記録することです。代表的な業務には、顧客からの電話やオンラインフォームを通じての予約受付、予約の確認や変更、キャンセルの処理、料金の確認や支払いの手続き、顧客からの問い合わせへの対応などが含まれます。
また、顧客の要望や問題を適切に処理し、必要に応じて管理者や関連部署に情報を伝達することも重要な業務の一部です。予約受付コールセンター業務の遂行には、コミュニケーション能力やカスタマーサービスのスキル、予約システムや関連ソフトウェアの習熟が必要です。
全体として、予約受付のコールセンターは、顧客の予約に関する要望や問題に迅速かつ丁寧に対応し、顧客満足度を高めることを主な目標としています。
通信販売や受注受付のコールセンター
通信販売や受注受付のコールセンターは、インターネット、テレビやラジオ、チラシやカタログなど、様々な媒体の情報からの注文や問い合わせにも柔軟に対応しております。電話による注文や問い合わせだけでなく、メールの送受信対応も可能です。
商品やサービスを提供すれば、必ず必要になるクレーム対応も当社の得意分野です。そのため、受注受付から顧客サポートまで一貫したコールセンター業務の外注化と最適な受注体制を実現できます。メールやチャットなどが普及している時代ですが、直接会話できる電話受付窓口を24時間体制で設置することで、購買層を広げることが可能となります。
また、お客様からのクレーム対応は、お客様が興奮している一番最初の電話対応が重要です。当社にてクレーム電話の一次対応を行うことで、クライアント様はお客様が落ち着いた状態になってから対応できますので、クレーム対応もスムーズに処理できる機会が多くなリます。
通信販売や受注受付コールセンターの業務内容は、顧客からの電話やメール、オンラインチャットなどを通じて商品の受注を受け付けることです。これには、顧客からの注文内容の確認や詳細情報の入力、在庫の確認、価格や送料の説明、支払い方法の案内、注文の確定、配送スケジュールの調整などが含まれます。
また、顧客からの問い合わせに対する迅速かつ丁寧な対応も重要な業務の一部です。業務の遂行には、コミュニケーション能力やカスタマーサービスのスキル、商品知識や注文システムの習熟が必要です。また、注文や問い合わせのデータを正確に管理し、適切なタイミングで関連部署や配送会社に情報を伝達することも重要です。
通信販売や受注受付コールセンターは、顧客の注文や問い合わせに迅速に対応し、顧客満足度を向上させることを主な目標としています。
カスタマーサポートのコールセンター
商品やサービスを提供するだけでは、長期的に安定した売上を維持向上することはできません。顧客満足度を充実させることも重要で、顧客専用窓口となるカスタマーサポートも大切な業務となります。
カスタマーサポートは24時間体制にすることで、より充実した顧客サポートになります。しかし、自社のスタッフのみで対応した場合は過酷な勤務体制となり、人件費などの経費もかかってしまいますのでコストも増大してしまいます。
情報が溢れる昨今、消費者の安全や安心に対する目も厳しくなっています。また、サポートの良し悪しで企業のモラルを問われるケースもありますので、充実したカスタマーサポート体制を構築しておく必要があります。RTC電話代行サービスでは、当社独自のノウハウを活かして、万全なカスタマーサポート実現して、充実した顧客対応に貢献しております。
カスタマーサポートコールセンターの業務内容は、顧客からの問い合わせやクレーム、サポート要求などに対応することです。これには、製品やサービスに関する情報提供、技術的な問題解決、注文の追跡、アカウントの管理、料金や請求に関する問題の解決などが含まれます。
また、顧客の要望や問題を適切に処理し、必要に応じて管理者や関連部署に情報を伝達することも重要です。業務の遂行には、高度なコミュニケーション能力や問題解決能力、製品やサービスに関する深い知識、および関連するソフトウェアやシステムの熟練が必要です。
さらに、顧客の情報を機密性を保ちながら正確に管理し、必要な手続きや規制に準拠することも重要な業務の一部です。カスタマーサポートコールセンターは、顧客の満足度を高めて信頼を築くために、迅速かつ丁寧なサービスを提供することを主な目標としています。
キャンペーンやセミナー、イベント参加受付のコールセンター
キャンペーンやセミナー、イベントを開催する場合、それらの企画業務も重要ですが、参加者の受付業務も重要になります。キャンペーンやセミナー、イベント開催時には、スタッフは開催準備に追われながら参加者の受付を行うことが多くなる傾向があります。
しかし、忙しい中で複数の業務をすれば、間違いが必ず発生してしまいます。そして、参加申し込みの電話が頻繁にかかってきてしまうと、準備作業に手が回らない事態も多くなってしまします。
RTC電話代行サービスでは、お客様のニーズや規模に応じたコールセンターとして、クライアント様の業務負担を軽減し、キャンペーンやセミナー、イベントの成功に貢献いたします。
キャンペーンやセミナー、イベント参加受付コールセンターの業務内容は、参加者からの電話やオンラインフォームを通じて、イベントやセミナーへの参加申し込みを受け付けることです。具体的な業務には、参加者の登録情報の収集や入力、イベントやセミナーの詳細の提供、参加費や支払い方法の案内、参加者への確認メールやチケットの発行、参加者からの問い合わせへの対応などが含まれます。
また、キャンペーンやイベントの期間中は、参加者からの問い合わせや変更要求、キャンセルの処理など、迅速かつ丁寧に対応することが求められます。業務の遂行には、高度なコミュニケーション能力やカスタマーサービスのスキル、イベントに関する知識、および関連するソフトウェアやシステムの熟練が必要です。
さらに、参加者の情報を機密性を保ちながら正確に管理し、イベントの成功に向けて関連する部署やスタッフと協力して効果的な対応を行うことも重要です。キャンペーンやセミナー、イベント参加受付コールセンターは、参加者のスムーズな登録や問い合わせに対応し、イベントの成功に貢献することを主な目標としています。
RTC電話代行サービスの電話代行プラン
RTC電話代行サービスでは、様々な業種に柔軟に対応できる電話代行基本プランと、専門業務に特化して各種業務と電話代行サービスを連動した業務別専門プランをご用意しております。
