税理士事務所で電話代行サービスを利用するメリットと利用例
税理士事務所における電話対応の問題は、様々な側面から浮かび上がります。まず、電話に出ないか留守番電話が頻発することがあり、これがクライアントとの円滑な連絡を阻害しています。これにはスタッフの配置不足や忙しさが背景にあり、改善が求められます。また、電話に出たとしても対応が不親切であったり、十分な専門性を欠いているとクライアントが感じることがあり、これが信頼関係構築の妨げになります。
また、電話待ち時間が長いことも課題です。クライアントは効率的な対応を期待しており、時間がかかる待ち時間は不満の原因となります。情報提供の不足も目立ち、クライアントの疑問や懸念に迅速かつ適切に応えるためには、スタッフに十分なトレーニングと情報の整備が必要です。
さらに、電話対応時間の明確な告知がない場合、クライアントは適切なタイミングで連絡が取りづらくなります。これには柔軟な対応策や、オンラインでの予約システムの導入が有益です。クライアント情報の確認が不十分な場合、過去の取引や相談履歴を把握できないため、効果的なサポートが難しくなります。
これらの問題に対処するためには、スタッフのトレーニングと適切なシフト管理、情報の整備とアクセス容易性向上、そしてクライアントとのコミュニケーションを重視した対応が必要です。それによって、税理士事務所はクライアントにとって信頼できるパートナーとなり、円滑な業務が確立されるでしょう。
税理士事務所の業務には、税務や会計に関する専門知識が必要ですが、ミスは回避する必要がありますので、業務に集中する必要があります。業務を妨げる要因のひとつは電話対応ですが、電話対応の問題は電話代行サービスを利用することで改善できます。
本ページでは、税理士事務所にて電話代行サービスを利用するメリットや、実際に開業当初から電話代行サービスを利用していただいた、税理士事務所様の感想ついてご紹介いたします。
税理士事務所の業務について
税理士事務所は、税務や会計に関する専門知識を持つ専門家が、多岐にわたる幅広い業務を担当しています。主な業務としては、法人や個人の税務申告書の作成や提出を行います。
さらに、税金に関する助言やコンサルティングも行なって、クライアントの税金申告や節税策、税務リスクの管理などをサポートします。
また、会計記録の作成や監査業務も担当し、財務情報の正確性と信頼性を確保し、税務調査や紛争解決の代理人としての役割も果たして、クライアントの権益を守ります。さらに、経営者や起業家に対して、経営戦略のアドバイスや財務分析などのサービスも提供します。
総合的に言えば、税理士事務所はクライアントの税金や会計に関するニーズを満たし、法的要件を遵守しながら経済的なメリットを最大化するためのサポートを提供する役割を果たしています。
税理士事務所の具体的な業務内容としては、以下の様なことが挙げられます。
会計業務の支援
税理士事務所の会計業務支援は、企業や個人事業主の経理業務の効率的な運用を支援します。一般的な支援内容としては、帳簿作成や経費精算、決算業務や税務申告の準備とアドバイス、そして法的コンプライアンスのサポートが含まれます。
クライアントの会計プロセスを最適化し、正確な情報提供、税務リスク軽減、財務戦略の支援を通じて、経済的成功を促進します。
税務コンサルティング
税理士事務所の税務コンサルティングは、クライアントに税金に関する専門的アドバイスを提供します。これには、所得税や法人税、相続税や消費税などの税務問題に対する戦略的なアドバイス、税務計画、節税戦略の立案が含まれます。
税務コンサルタントは、最新の税法や規制に詳しく、クライアントの財務状況や目標に合わせたカスタマイズされたアドバイスを提供し、税金の最適化やリスク軽減、合法的な手続きをサポートします。税務コンサルティングにより、クライアントの税務面での成功とコスト削減の実現に貢献します。
経営コンサルティング
税理士事務所の経営コンサルティングは、事務所の経営戦略と運営に関する専門的なアドバイスを提供します。これには、業務プロセスの改善や財務計画、スタッフ管理や成長戦略の策定、そして新規サービスの開発などのサポートが含まれます。
経営コンサルタントは、事務所の目標達成と効率化、競争力強化もサポートます。また、法律や規制に対するコンプライアンスも重視して、事務所の継続的な成長と成功に寄与し、クライアントの経営課題に対処します。
監査業務
税理士事務所の監査業務は、企業や組織の財務情報と会計プロセスを専門的に評価し、法令順守や内部統制の有効性を確認します。これにより、投資家や株主、金融機関や規制機関に対して信頼性の高い財務情報を提供し、不正行為や誤報告のリスクを最小限に抑えます。
監査業務は企業の信頼性を向上させ、経営陣にも財務情報に関する洞察を提供し、企業の資産保護と持続可能な成長を支援します。
税務調査対策
税理士事務所がサポートする税務調査対策は、税務調査時にクライアントを支援する専門的なサービスです。これには、クライアントの課税問題の解決に向けた法的コンサルテーション、税務当局との対話や交渉方法、必要な文書類の整理と提出、税務リスクの評価、そして調査に関する法的コンプライアンスの支援が含まれます。
税理士事務所は、クライアントの権益を守るための対策を提案し、適切な対策を講じて法的トラブルを最小限に抑え、税務調査に対しての効果的な対策と対応をサポートします。
財務アドバイス
税理士事務所の財務アドバイスは、クライアントの財務管理に関する専門的なサポートを提供します。これには、財務健全性の確保や資産管理、節税戦略の開発やリスク管理、財務目標の設定などが含まれます。そして、税理士はクライアントの経済的状況を分析し、最適な財務プランを策定します。
また、投資の最適化、資産の効果的な運用、税金の最小化に関するアドバイスを行い、財務目標の達成に向けた支援をします。財務アドバイスは、クライアントの財務戦略を最適化し、将来の財政的成功に向けた戦略を展開するのに役立ちます。
節税アドバイス
税理士事務所の節税アドバイスは、クライアントが税金負担を最小限に抑えるために最適な節税策を提案します。これには、税法や規制に基づいた合法的な節税戦略の開発が含まれます。税理士はクライアントの個別の状況を評価し、収益の最適な分配方法、控除や免税取引の活用、税金の最適化などのアドバイスを提供します。
節税アドバイスは、税務規制へのコンプライアンスを確保しながら、課税負担を軽減して財務的な効率性を向上させるのに役立ちます。税理士は税金に関する専門知識を活用し、クライアントが合法的かつ効果的に税金を節約できるようサポートします。
確定申告代行
税理士事務所の確定申告代行は、クライアントの所得税や法人税などの税務申告手続きを税理士が代理で行うサービスです。具体的には、クライアントの財務データを収集し、適切な申告書を作成して提出します。税理士は税法に詳しく、最新の法規制を遵守しながら、クライアントの課税義務を最小限に抑えるための控除や優遇措置を最大限に活用します。
確定申告代行は誤りを防ぎ、クライアントの財務情報を正確に報告して税務申告プロセスを円滑にし、納税期限を守るのに役立ちます。クライアントは税務面でのリスクを軽減し、専門家である税理士のサポートを受けることで、時間とエネルギーを節約できます。
事業承継と相続対策
税理士事務所がサポートする事業承継と相続対策は、事業や資産を次世代にスムーズに引き継ぐ戦略を支援するサービスです。具体的には、相続税や贈与税の最小化、遺言書の策定、事業継承計画の立案、財産評価、法的コンプライアンスの確保、家族間の調整、信託設定などが含まれます。
税理士はクライアントの独自のニーズに合わせたカスタマイズされたアプローチを提供し、資産の平滑な移行と法的コンプライアンスを確保します。これにより、クライアントは事業や資産の将来の継続性を確保し、税金や法的リスクを最小限に抑え、家族や事業に対する長期的な計画を実現できます。
法律相談
税理士事務所の法律相談は、クライアントに法的問題に関する専門的な助言を提供するサービスです。これには契約法や労働法、会社法や不動産法、法的紛争など幅広い法的分野に関するアドバイスが含まれます。税理士事務所は法的知識を活用し、クライアントの法的問題を分析して解決策を提供します。
また、契約の作成や法的文書の検討、法的コンプライアンスの確保などもサポートします。法律相談により、クライアントは法的リスクを軽減し、法的トラブルを未然に防ぎ、事業や個人の法的権益を守るのに役立ちます。
税理士事務所で電話代行サービスを利用するメリット
税理士事務所にとって負荷の高い電話対応業務を電話代行サービスに委託することで、業務効率や顧客満足度の向上、コスト削減など、より効率的な業務運営を実現できます。
電話代行サービスを利用することで、様々なメリットを期待できますが、具体的なメリットとしては、以下の様なことが挙げられます。
業務効率と生産性の向上
税理士事務所には、日々多くの電話がかかってきますので、その電話対応に多くの時間と労力を費やしてしまうことがあります。電話の用件は様々ですので、電話受付の一次対応で電話を振り分けてもらえれば、電話対応の負担を軽減することができます。
電話受付のスタッフを雇用するにしても経費が掛かり、優秀なスタッフを雇用できるとは限りません。しかし、電話代行サービスを利用すれば、電話受付スタッフを雇用するよりも遥かに安い経費で電話対応の問題を解消できます。
電話代行サービスのオペレーターが電話受付対応を行ない、用件によって電話を振り分けてくれます。オペレーターがフィルターをかけて、税理士事務所にとって無駄な電話を排除する役割も果たしてくれます。また、利用する電話代行のプランによっては、問い合わせ対応や予約の処理なども行ってくれるため、税理士として働くスタッフは本業に専念できますので、業務効率が向上して生産性も高まり品質向上も期待できます。
いつでもつながる電話で顧客満足度と信頼性向上
繁忙期や接客中などにスタッフが電話に出れない場合でも、電話代行サービスを利用していれば、いつでも電話がつながり、電話代行のオペレーターが応対します。オペレーターが電話応対した内容は、メールや電話受付システムで随時報告されますので、安心して本来の業務に集中できます。
また、電話代行サービスは、24時間対応のプランも利用できますので、営業時間外であっても顧客からの電話を受け付けることが可能となります。いつでもつながる電話があれば、安心して税理士事務所とお付き合いできますので、顧客満足度や信頼性が向上します。
また、電話代行サービス利用で常時電話対応が可能になることで、緊急の問題や重要な連絡を確実に受け付けることができます。そのため、顧客からの緊急な要請や重要な案件があったとしても、なかなかつながらない電話で相手がイライラすることなく、スピーディーな対応が可能になります。
洗練された電話対応でイメージアップ
電話代行サービスでは、専門的なトレーニングを受けて経験もあるオペレーターが、クライアントの電話対応を担当します。税務や会計に関する知識や業務について理解しているオペレーターが電話対応を行うため、顧客からの問い合わせや要望にも適切に対応できます。
オペレーターの専門的な対応や丁寧な接客により。顧客はプロの電話応対を受けることで、税理士事務所に対しての信頼性やプロフェッショナルなイメージを持つことができます。
コスト削減
自社で電話受付のスタッフを雇用しようとした場合、募集やトレーニングに費用や手間がかかるだけでなく人件費も発生します。また、電話機やデスクなどの設備の導入や維持費もかかり、要望通りの電話対応ができる優秀な人材を雇用するのは難しく、すぐに退職されてしまうリスクもあります。
一方、電話代行サービスを利用すると、これらのコストを最小限に抑えることができ、優れた電話対応のオペレーターによる電話受付対応をすぐ実現できます。一般的な電話代行サービスの利用料金は、固定の月額料金や利用状況に応じた従量課金などの形態で提供されるため、税理士事務所の予算に合わせた柔軟なコスト管理が可能となり、コスト削減につながります。
短期間の利用も可能
税理士事務所の業務は、繁忙期と閑散期の差が大きいという特徴があります。年末調整や確定申告、3月決算法人の税務申告などの繁忙期は、税理士事務所への電話が殺到することがあります。
短期間利用もできる電話代行サービスもありますので、繁忙期のみ電話代行サービスを利用することで、年末調整や確定申告、3月決算法人の税務申告などの繁忙期の業務を円滑に進めることができます。
税理士事務所様の電話代行サービス利用例
税理士事務所を独立開業することになり、開業当初から電話代行サービスを導入された税理士事務所様のご紹介です。
電話代行サービスを利用した感想
税理士事務所として独立開業するにあたり、起業当初はできるだけ経費をかけずにスタートしたいと思い、色々と策を練っていた。自分は電話対応がどちらかというと苦手なため、当初はアルバイトの採用も検討していた。
しかし、お客様からの電話対応は、税理士事務所を運営していく上で、顧客を獲得する一番大事なビジネスチャンスとなるため、きちんとした電話応対をする必要があると思っていた。
電話対応のアルバイトを採用した場合、人件費がかかるだけでなく、雇用したアルバイトの質の問題や、雇用したアルバイトが辞めた場合の心配もあり、仕事仲間に相談したりインターネットで検索して、電話代行サービスを利用することにした。
電話代行のスタートプランを利用して半年経ったが、電話代行サービスを思っていたよりも低料金で利用できている。電話対応と人件費の問題は、事務所でアルバイトを雇用するよりもはるかに経費が節減でき、オペレーターの電話応対も好評で大変満足できている。
また、受信した案件の電話の内容を随時メールや電話受付システムで報告してもらえるので、いつでも電話の内容を確認できて、無用な営業電話にも自分が対応しなくても良いので本業に集中できている。
税理士事務所の電話応対では、同じ様な質問の電話が何件かあるので、今後は「よくある質問」の回答内容を整理して、FAQ10項目まで対応してもらえるスタンダードプランを利用したいと思っている。
開業当初から電話代行サービスを導入していなかったら･･･
もし、税理士事務所開業当初から電話代行サービスを導入していなかったら、以下の様なことでストレスを感じて日々悩んでいたと思う。
- 人件費やアルバイトを雇うリスクを感じていたと思う。
- 事務所の電話は、外出時には留守番設定もしくは携帯電話に転送していたのでは？
- 事務所で接客中に電話がかかってきた場合は、接客を中断して電話対応もしくは留守番電話設定にしていたと思う。
- 電話の呼び出し音が鳴る度に仕事を中断する必要があったと思うので、業務に集中できず時間をかなり無駄にしていたと思う。
- 無用な営業電話にうんざりして、電話に出る度に嫌な思いをしていたと思う。
利用している電話代行プラン
- スタートプラン（コール100）
- 9時～19時まで対応
- 月60件～80件くらい
- 「基本料金:3,300円」＋「コール100:15,400円」＝18,700円
税理士事務所様は、基本プラン以外にも以下の業務別専門プランをご要望や予算に応じて、当社の電話代行サービスをご利用いただけます。
業務別専門プラン: 士業専門の電話代行プラン（税理士・会計士・弁護士・司法書士など）
士業専門スタートプラン（月額8,250円～）、士業専門ネクストプラン（月額44,000円～）
