税理士事務所で電話代行サービスを利用するメリットと利用例
税理士事務所の業務には、税務や会計に関する専門知識が必要ですが、ミスは回避する必要がありますので、業務に集中する必要があります。業務を妨げる要因のひとつは電話対応ですが、電話対応の問題は電話代行サービスを利用することで改善できます。
本ページでは、税理士事務所にて電話代行サービスを利用するメリットや、実際に開業当初から電話代行サービスを利用していただいた、税理士事務所様の感想ついてご紹介いたします。
税理士事務所の業務について
税理士事務所は、税務や会計に関する専門知識を持つ専門家が、多岐にわたる幅広い業務を担当しています。主な業務としては、法人や個人の税務申告書の作成や提出を行います。
さらに、税金に関する助言やコンサルティングも行なって、クライアントの税金申告や節税策、税務リスクの管理などをサポートします。
また、会計記録の作成や監査業務も担当し、財務情報の正確性と信頼性を確保し、税務調査や紛争解決の代理人としての役割も果たして、クライアントの権益を守ります。さらに、経営者や起業家に対して、経営戦略のアドバイスや財務分析などのサービスも提供します。
総合的に言えば、税理士事務所はクライアントの税金や会計に関するニーズを満たし、法的要件を遵守しながら経済的なメリットを最大化するためのサポートを提供する役割を果たしています。
税理士事務所の具体的な業務内容としては、以下の様なことが挙げられます。
会計業務の支援
企業や個人事業主の会計業務を支援します。正確で信頼性の高い財務情報を提供して、経理業務や財務諸表の作成、監査のサポートなどを行います。
税務コンサルティング
企業や個人事業主に対して、税金に関するコンサルティングを提供します。クライアントのニーズに合わせた税務戦略を立案し、最適な解決策を提供することで、税金の申告や節税策、税務リスクの管理などをサポートします。
経営コンサルティング
税理士事務所は、経営者や経営陣に対して、経営に関するコンサルティングを行います。クライアントの経営課題に対してのアドバイスや解決策を提供して、財務分析や予算策定、経営戦略の立案などをサポートします。
監査業務
企業の業績や財務状況の監査を行います。監査報告書の作成や内部統制の評価、リスク管理のアドバイスなどを通じて、企業の財務信頼性向上に貢献します。
税務調査対策
税務調査に関する対応や証拠の収集、論点の整理などを行い、税務当局の税務調査に対してクライアントを支援し、クライアントの権益を守るための対策を提案します。
財務アドバイス
資金調達の支援や投資戦略の提案、財務計画の作成などを通じて、クライアントの財務状況に基づいたアドバイスを提供し、クライアントの財務的な健全性や成長を支援します。
節税アドバイス
税制改正や法律の変更に対応し、最新の情報を元にクライアントに最適な節税策を提案して、クライアントの税金負担を軽減するための節税アドバイスを提供します。
確定申告代行
確定申告に関する税務申告書の作成や提出手続き、税金の計算や納付書類の作成などを行ない、税務手続きをサポートして、企業や個人事業主の年次確定申告を代行します。
事業承継と相続対策
適切な資産移転戦略の策定、相続税の申告や評価などを行なって、事業承継や相続に関する計画についてのアドバイスを提供します。
法律相談
業法務や労働法、契約法など、ビジネスや個人に関連する法律問題についてアドバイスを提供するなど、税務以外の法律に関する相談にも応じることがあります。
税理士事務所で電話代行サービスを利用するメリット
税理士事務所にとって負荷の高い電話対応業務を電話代行サービスに委託することで、業務効率や顧客満足度の向上、コスト削減など、より効率的な業務運営を実現できます。
電話代行サービスを利用することで、様々なメリットを期待できますが、具体的なメリットとしては、以下の様なことが挙げられます。
業務効率と生産性の向上
税理士事務所には、日々多くの電話がかかってきますので、その電話対応に多くの時間と労力を費やしてしまうことがあります。電話の用件は様々ですので、電話受付の一次対応で電話を振り分けてもらえれば、電話対応の負担を軽減することができます。
電話受付のスタッフを雇用するにしても経費が掛かり、優秀なスタッフを雇用できるとは限りません。しかし、電話代行サービスを利用すれば、電話受付スタッフを雇用するよりも遥かに安い経費で電話対応の問題を解消できます。
電話代行サービスのオペレーターが電話受付対応を行ない、用件によって電話を振り分けてくれます。オペレーターがフィルターをかけて、税理士事務所にとって無駄な電話を排除する役割も果たしてくれます。また、利用する電話代行のプランによっては、問い合わせ対応や予約の処理なども行ってくれるため、税理士として働くスタッフは本業に専念できますので、業務効率が向上して生産性も高まり品質向上も期待できます。
いつでもつながる電話で顧客満足度と信頼性向上
繁忙期や接客中などにスタッフが電話に出れない場合でも、電話代行サービスを利用していれば、いつでも電話がつながり、電話代行のオペレーターが応対します。オペレーターが電話応対した内容は、メールや電話受付システムで随時報告されますので、安心して本来の業務に集中できます。
また、電話代行サービスは、24時間対応のプランも利用できますので、営業時間外であっても顧客からの電話を受け付けることが可能となります。いつでもつながる電話があれば、安心して税理士事務所とお付き合いできますので、顧客満足度や信頼性が向上します。
また、電話代行サービス利用で常時電話対応が可能になることで、緊急の問題や重要な連絡を確実に受け付けることができます。そのため、顧客からの緊急な要請や重要な案件があったとしても、なかなかつながらない電話で相手がイライラすることなく、スピーディーな対応が可能になります。
洗練された電話対応でイメージアップ
電話代行サービスでは、専門的なトレーニングを受けて経験もあるオペレーターが、クライアントの電話対応を担当します。税務や会計に関する知識や業務について理解しているオペレーターが電話対応を行うため、顧客からの問い合わせや要望にも適切に対応できます。
オペレーターの専門的な対応や丁寧な接客により。顧客はプロの電話応対を受けることで、税理士事務所に対しての信頼性やプロフェッショナルなイメージを持つことができます。
コスト削減
自社で電話受付のスタッフを雇用しようとした場合、募集やトレーニングに費用や手間がかかるだけでなく人件費も発生します。また、電話機やデスクなどの設備の導入や維持費もかかり、要望通りの電話対応ができる優秀な人材を雇用するのは難しく、すぐに退職されてしまうリスクもあります。
一方、電話代行サービスを利用すると、これらのコストを最小限に抑えることができ、優れた電話対応のオペレーターによる電話受付対応をすぐ実現できます。一般的な電話代行サービスの利用料金は、固定の月額料金や利用状況に応じた従量課金などの形態で提供されるため、税理士事務所の予算に合わせた柔軟なコスト管理が可能となり、コスト削減につながります。
短期間の利用も可能
税理士事務所の業務は、繁忙期と閑散期の差が大きいという特徴があります。年末調整や確定申告、3月決算法人の税務申告などの繁忙期は、税理士事務所への電話が殺到することがあります。
短期間利用もできる電話代行サービスもありますので、繁忙期のみ電話代行サービスを利用することで、年末調整や確定申告、3月決算法人の税務申告などの繁忙期の業務を円滑に進めることができます。
税理士事務所様の電話代行サービス利用例
税理士事務所を独立開業することになり、開業当初から電話代行サービスを導入された税理士事務所様のご紹介です。
電話代行サービスを利用した感想
税理士事務所として独立開業するにあたり、起業当初はできるだけ経費をかけずにスタートしたいと思い、色々と策を練っていた。自分は電話対応がどちらかというと苦手なため、当初はアルバイトの採用も検討していた。
しかし、お客様からの電話対応は、税理士事務所を運営していく上で、顧客を獲得する一番大事なビジネスチャンスとなるため、きちんとした電話応対をする必要があると思っていた。
電話対応のアルバイトを採用した場合、人件費がかかるだけでなく、雇用したアルバイトの質の問題や、雇用したアルバイトが辞めた場合の心配もあり、仕事仲間に相談したりインターネットで検索して、電話代行サービスを利用することにした。
電話代行のスタートプランを利用して半年経ったが、電話代行サービスを思っていたよりも低料金で利用できている。電話対応と人件費の問題は、事務所でアルバイトを雇用するよりもはるかに経費が節減でき、オペレーターの電話応対も好評で大変満足できている。
また、受信した案件の電話の内容を随時メールや電話受付システムで報告してもらえるので、いつでも電話の内容を確認できて、無用な営業電話にも自分が対応しなくても良いので本業に集中できている。
税理士事務所の電話応対では、同じ様な質問の電話が何件かあるので、今後は「よくある質問」の回答内容を整理して、FAQ10項目まで対応してもらえるスタンダードプランを利用したいと思っている。
開業当初から電話代行サービスを導入していなかったら･･･
もし、税理士事務所開業当初から電話代行サービスを導入していなかったら、以下の様なことでストレスを感じて日々悩んでいたと思う。
- 人件費やアルバイトを雇うリスクを感じていたと思う。
- 事務所の電話は、外出時には留守番設定もしくは携帯電話に転送していたのでは？
- 事務所で接客中に電話がかかってきた場合は、接客を中断して電話対応もしくは留守番電話設定にしていたと思う。
- 電話の呼び出し音が鳴る度に仕事を中断する必要があったと思うので、業務に集中できず時間をかなり無駄にしていたと思う。
- 無用な営業電話にうんざりして、電話に出る度に嫌な思いをしていたと思う。
利用している電話代行プラン
- スタートプラン（コール100）
- 9時～19時まで対応
- 月60件～80件くらい
- 「基本料金:3,300円」＋「コール100:15,400円」＝18,700円
税理士事務所様は、基本プラン以外にも以下の業務別専門プランをご要望や予算に応じて、当社の電話代行サービスをご利用いただけます。
業務別専門プラン: 士業専門の電話代行プラン（税理士・会計士・弁護士・司法書士など）
士業専門スタートプラン（月額8,250円～）、士業専門ネクストプラン（月額44,000円～）
