士業事務所の電話対応問題を改善する電話代行サービスの利用について
士業は法律や財務・税務、経営、労務など、それぞれの分野における専門家ですが、弁護士・弁理士・社会保険労務士・行政書士・司法書士・税理士・土地家屋調査士・公認会計士・中小企業診断士・不動産鑑定士など、中小企業や個人との密接な業務が対象となっている職業です。
士業事務所は、個人や少人数で運営されている事務所も多いですが、少人数の士業事務所で抱える問題は、電話対応と事務作業です。事務作業については、業務用のアプリケーションを活用することで、ある程度は改善できます。しかし、電話対応についてはヒューマンパワーが必要です。
簡単な事務作業と電話番をするだけの事務スタッフを採用するとしても、人件費などのコストがかかり過ぎるため、事務スタッフの採用を見送っている士業事務所も多いのが実情です。しかし、電話対応の問題は、電話代行サービスを利用することで、飛躍的に改善できます。
士業事務所には個人顧客以外にも、裁判所や法務局、市役所や税務署などの公的機関、相手方代理人など、様々なところから電話がかかってきます。士業は信用第一ですので、業界特有の専門用語や法律用語も理解して、丁寧で適切な電話対応が必要です。
事務スタッフを採用して電話対応させる場合は、その様な教育も必要になりますが、電話代行サービスを利用すれば、利用開始当初から士業事務所として最適な電話対応を実現できます。
各種士業事務所での電話代行サービス利用のイメージ
士業事務所が電話対応問題を改善する施策としては、事務スタッフを雇用する方法もありますが、電話代行サービスを利用すれば、費用を削減できるだけでなく、丁寧で高度な電話対応品質を実現できます。電話代行サービスは、電話対応能力が優れた専門チームが事務所の電話対応を代行します。士業の皆様の電話対応業務を軽減できますので、業務効率を向上させる手段として導入している士業事務所が増えています。
以下に、各種士業事務所での電話代行サービス利用のイメージをいくつか説明します。
弁護士や法律事務所
弁護士や法律事務所が電話代行サービスを利用する場合の一般的なイメージを以下に説明します。
クライアント対応
弁護士や法律事務所では、忙しい場合でもクライアントからの電話を受けることがありますが、法的業務に専念するためには、電話対応に費やす時間や手間を軽減する必要があります。
受電した電話の一次受付をしてくれるスタッフがいれば、受電した内容によって振り分けしてもらえますので、営業や迷惑電話の応対件数もなくなります。
電話代行サービスを利用すれば、専門的な教育を受けて経験を積んだオペレーターが、クライアントの電話を受け、問い合わせ内容を確認し、不要な電話を排除して適切な情報を提供してくれます。重要なメッセージや緊急の連絡事項は、通常の報告とは別に伝えられますので、法的業務に専念できる環境が整います。
24時間対応
法律案件は、予測不能な状況や時間帯で発生することがあります。弁護士や法律事務所が、独自で24時間体制で電話対応することは難しいですが、電話代行サービスを利用すれば、営業時間外であってもクライアントからの電話に対応できる状況を構築できます。
いつでもつながる電話対応の柔軟性は、顧客満足度も向上して、緊急の法的問題にも迅速に対応することが可能となります。
業務効率の向上
弁護士や法律事務所では、難しい案件を取り扱うことも多く、専門的な業務に集中する必要があります。繁忙期など、多くの電話応対が必要な時には、電話対応が業務効率を下げてしまいます。電話代行サービスを利用していれば、電話の受付対応をするだけでなく、定型的な問い合わせ対応や情報提供などの業務も委託できますので、弁護士や法律事務所のスタッフは、より専門的な業務に専念できるようになり業務効率も向上します。
クレーム電話対応
弁護士や法律事務所には、クレームや問題を提起する電話もかかってきます。クレーム電話は、一番最初の電話対応時に相手が興奮していることが多い傾向があります。電話代行サービスのオペレーターは、感情が高ぶっている相手との電話に慣れていますので、クレームを受けた際に冷静な電話対応を行い、謝罪や解決策の提案をすることで、信頼を維持できる役割を果たすことがあります。
司法書士事務所
司法書士事務所が電話代行サービスを利用する場合の一般的なイメージを以下に説明します。
クライアント対応
司法書士事務所は、不動産関連の手続きや法的な書類作成などの専門知識を持つ専門家です。しかし、日々の専門的な業務が忙しくても、電話応対は欠かせませんので、電話対応が大きな負担となっています。
電話対応の負担は、電話代行サービスを活用することで軽減できます。司法書士事務所運営に必要な知識を持ったオペレーターが、クライアントからの電話を受けて、基本的な問い合わせに対応し、必要な情報を提供します。
定型的な問い合わせや情報提供であれば、マニュアルを整備することで、オペレーターが直接問い合わせ対応しますので、さらに電話対応の負担を軽減できます。RTC電話代行サービスは、マニュアルも当社側で随時整備します。
電話代行サービスを活用することで、重要な電話を取り逃すことなく、クライアントとの円滑なコミュニケーション環境を築くことが可能となります。
営業時間外の電話対応
司法書士事務所が、営業時間外にもクライアントからの電話に出ることは難しい場合も多いです。クライアント側としては、営業時間外であっても一刻も早く用件を伝えたいと考えますが、電話代行サービスを利用していれば、24時間体制で電話を受け付けることができます。
営業時間外に受けた電話は、営業時間になってから折り返しの電話をすることになりますが、用件を把握した状況での電話となります。そのため、クライアントとの電話がスムーズに進み、電話対応時間の短縮も期待できます。
予約やスケジュール管理
司法書士事務所の業務には、不動産の登記手続きや相続手続きなどで、予約やスケジュール管理が必要な場合があります。電話代行サービスには、情報共有していれば予約受付やスケジュール管理も委託できます。
クライアントからの予約依頼を受け付け、スケジュール調整する役割を果たすことで、司法書士事務所のスタッフは、本来の業務に集中できて、予約やスケジュール管理にかかる負担を軽減できます。
公認会計士・税理士事務所
公認会計士・税理士事務所が電話代行サービスを利用する場合の一般的なイメージを以下に説明します。
クライアント対応
公認会計士・税理士事務所は、税務相談や会計関連の問い合わせをクライアントから受けることが日常的で、電話対応に費やす時間が多くなる傾向があります。専門的な業務に専念したい場合や、確定申告や年末調整などで多忙な時には、電話対応に時間を割くことが難しいことがあります。
公認会計士・税理士事務所に於いても、電話代行サービスを利用することで、専門的な教育を受けて経験を積んでいるオペレーターが、大事な電話を取り逃すことなく電話対応してくれます。税務や財務についての知識を持ち合わせたオペレーターが担当しますので、安心して電話の受付対応を任せられます。
予約やスケジュール管理
公認会計士・税理士事務所は、確定申告期や年末調整の時期などには、特に多くのクライアントからの予約を受けることがあります。電話代行サービスとは、クラウドシステムやWebアプリを介して、スケジュールを情報共有することもできます。
これにより、クライアントからの予約依頼を受け付け、公認会計士・税理士事務所のスケジュールを管理する役割を果たします。予約やスケジュール管理も電話代行サービスに委託できることで、公認会計士・税理士事務所のスタッフは、本来の業務に集中できることでミスも減ります。
業務効率の向上
公認会計士・税理士事務所には、税務や会計、起業・法人設立に関する相談、監査・レビューに関する問い合わせ、個人・法人の財務計画、そして相続・贈与に関する相談など、クライアントからの問い合わせは頻繁に発生します。
公認会計士・税理士事務所の業務には、専門知識が求められるため、電話応対にかかる時間を減らし、より専門的な業務に集中することが重要です。電話代行サービスを利用することで、基本的な情報提供や定型的なFAQであれば、マニュアルを整備することで、クライアントに対してオペレーターが直接説明することも可能です。
電話代行サービス利用で、公認会計士・税理士事務所での電話対応の負担を見違えるほど軽減することが期待でき、業務効率の向上も見込めます。
以上のように、電話代行サービスは弁護士、司法書士、公認会計士・税理士などの士業事務所が、クライアントとの効果的なコミュニケーションを確保し、業務効率を向上させるための有効なツールとなります。ただし、利用する電話代行サービス会社の選定やセキュリティ対策などには注意が必要です。
司法書士事務所様の電話代行サービスご利用例
「スタートプラン／24時間コース／コール150」の電話代行基本プランをご利用いただいている、司法書士事務所様の電話代行サービス利用例のご紹介です。
新規顧客からの相談や問い合わせ、そして既存顧客からの問い合わせ電話に対して、名前と電話番号を聞いて、折り返しの電話対応として対処する電話受付の業務フローを作成してご利用中です。
司法書士事務所様からのコメント
受電した時にお客様と面談中や外出する機会が多いため、電話に出れないことで困っていました。留守中に受電した電話は、携帯電話へ転送していましたが、込み入った内容の話になると、外出先では落ち着いて電話ができませんでした。
そんな時に電話代行サービスが月々1万円かからず利用できることを知り、電話受付業務を電話代行サービスを利用して外部委託することにしました。
現在は「スタートプラン／9時～19時コース／コール30」を利用していますが、事務員を雇うよりも全然安く利用でき、オペレーターの電話応対も良好ですので、今後は24時間受付への変更も検討しています。
電話代行サービスの利用状況
- 利用プラン：スタートプラン／9時～19時コース／月間30件プラン
- 月間受電件数：プランの30件/月以内で利用できている
- 月額費用：8,250円以内で利用できている。
在籍中は事務所内で電話対応しているが、お客様との面談中や外出時に電話を転送設定に切り換えて、電話代行サービスを利用している。時々、転送設定しないで外出してしまうこともあるが、営業時間外にも着信があるみたいなので、24時間コースに変更しようかと検討している。
RTC電話代行サービスでは、1ヶ月の無料お試し利用ができます。電話代行サービスの利用をご検討の際は、お電話または、お問合せ用フォームからご連絡ください。弁護士・弁理士・社会保険労務士・行政書士・司法書士・税理士・土地家屋調査士・公認会計士・中小企業診断士・不動産鑑定士などの士業事務所にも人気の電話代行スタートプランは、月額8,250円～ご利用いただけます。
