個人事業主・個人経営店の電話対応問題と電話代行サービス導入例

個人事業主や個人経営店は、一人で多くの業務をこなす必要があります。スタッフを雇えば仕事は楽になりますが、スタッフを雇おうとすると人件費などの費用が掛かってしまいます。また、専門的な業務であれば、覚えてもらうのにも手間や時間がかかり、せっかく覚えてもらったとしても、業務内容や待遇に不満を持てば辞められてしまうリスクがあります。

個人事業主や個人経営店での業務内容の中で、電話の受付対応は電話代行サービスを利用すれば、人を雇うよりも費用は掛かりません。また、丁寧で的確な電話対応がすぐ実現でき、いつでもつながる電話によって顧客満足度が向上して、個人事業主・個人経営店の業務効率アップが期待できます。

以下に個人事業主・個人経営店の電話対応問題と、電話代行サービス導入例についてご紹介いたします。

個人事業主や個人経営店の電話対応問題について

個人事業主として働いたり、個人経営店を経営している場合、様々な業務をご自分で行う必要がありますので、電話対応が疎かになってしまう傾向があります。しかし、電話代行サービスを利用することで、電話対応の問題を改善できます。

個人事業主や個人経営店が抱える、いくつかの主な電話対応問題とその対処法としては、以下の様なことが挙げられます。

電話にすぐ出れないことが多い

個人事業主や個人経営店は、一人で多くの業務をこなさなければならないため、電話にすぐに出られないことがあります。この問題を解決する方法としては、留守番電話や自動応答サービスの導入などがありますが、電話代行サービスを利用して、電話受付業務を外部委託する方法もあります。

電話対応品質のばらつき

個人事業主や個人経営店の場合、他の業務をしながら電話対応しますので、対応の品質にばらつきが生じやすくなります。忙しい時や機嫌が悪くイライラしている時などは、感情のコントロールができず、電話の相手に悪い印象を与えしてまうこともあります。

電話は発信側と受信側に分かれますが、発信側であれば電話するタイミングを自分でコントロールできますが、受信側はコントロールできません。電話代行サービスを利用すれば、電話受付の一次対応はオペレーターがしてくれますので、都合の良い時に必要な電話のみ、折り返しの電話で対応することが可能となります。また、迷惑電話などは、オペレーターがカットしてくれますので、電話対応件数も少なくできます。

電話対応による疲労やストレスの問題

個人事業主や個人経営店は、長時間働かなければならないことが多く、電話対応による疲労やストレスが問題になることもあります。適切な休息や時間管理を心掛け、体調を整えることが重要ですが、電話代行サービス利用により、電話対応の負担を軽減できます。

電話応対が堅苦しい

個人事業主や個人経営店では、業務には詳しくても電話は苦手という方も少なくありません。電話が苦手だと堅苦しいビジネス用語での応対をしてしまうことがあります。しかし、丁寧で親しみやすく自然な口調で対応するよう心掛けることが大切です。

電話代行サービスを利用した場合、プロのオペレーターが電話受付を担当しますので、まるで秘書がいるような感じでの電話対応が可能となります。

仕事とプライベートのバランス

個人事業主や個人経営店は自営業者であり、仕事と生活の境界が曖昧になりがちです。適切な切り分けを行うことで、効率的に仕事を進め、仕事とプライベートのバランスを保つことができます。仕事に集中できる専用のスペースを確保することが必要ですが、電話対応中は子供の声やテレビなどの音が聞こえない場所が理想的です。

電話代行サービスを利用すれば、電話対応するタイミングや場所をコントロールしやすくなりますので、仕事とプライベートのバランスを保つことができます。

電話対応については、個人事業主や個人経営店だけでなく、中小企業でも問題を抱えていることが多いのが実情です。電話対応問題の解決策として、電話代行サービスを導入する企業が増えています。

個人事業主・個人経営店の電話代行サービス導入事例

個人経営でお店を営んでいるが、配達や外出時は全て携帯電話に転送して電話対応していた。お客様からの電話は嬉しいが、迷惑なセールス電話も多いのが実情だった。忙しい時にセールスの電話がかかってくることもあり、電話の転送にかかる通話料金もかかってしまうので大変困っていた。

また、お客様からの電話でも、電話に出る前に呼び出し音が切れてしまうことも多く、折り返し電話の通話料金もかなりかかっていた。

この様なことで電話応対に困っていたが、自分が考えていたよりも電話代行サービスが低料金で利用できることが分かり、電話代行サービスを利用することにした。

現在は配達で車を運転している時でも、電話のコール音を気にする必要がなく、運転中に電話がかかってきた時に、道路脇に車を急停車することもなくなったので配達時間も早くなった。そして、電話の用件はメールで随時詳細が届くので、自分の都合の良い時間に確認できるため大変助かっている。

電話応対と雑用を担当してもらうアルバイト雇用を考えたこともあったが、人件費と比べると電話代行サービスは大変安く利用できるのでありがたい。

電話代行サービス利用前の状況

お客様対応している時に電話が鳴りっ放しになる。
配達や外出時に携帯電話をマナーモードにしていると、着信に気が付かない時がある。
急いで電話に出ても、迷惑なセールス電話だったことが度々あった。
携帯電話への転送でセールス電話でも通話料金がかかってしまう。
電話に出れないことが多く、迷惑電話にも折り返しの電話をしてしまうことがある。

電話代行サービス利用後の結果

配達や外出中に電話を気にしなくて済む様になり、配達時間も早くなった。
本業に集中できる様になり、仕事の効率が上がり1日の仕事が早く終わる様になった。
電話が鳴る度に中断していた作業が落ち着いてできるようになり、作業ミスが減った。
問い合わせや注文電話の取りこぼしがなくなり、売上げもアップしてきている。
迷惑なセールス電話の応対がなくなり改善できた。
電話応対の業務報告がメールで随時届くので、自分の都合の良い時間に確認できる。
メールで記録が残るので、案件を忘れるミスがなくなった。

電話代行サービスを利用する様になって仕事の効率が良くなった。個人で仕事をしているが、まるで事務員さんを雇っている様な感じがしている。お客様からの問い合わせ内容で、定型的な内容で回答できる案件が数件あるので、質疑応答マニュアルを整理してから、FAQ項目を追加したいと思っている。

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