ダンス教室運営で電話代行サービスを利用するメリットと利用例
ダンス教室の運営は、個人または少人数のスタッフで運営するケースが多いですが、顧客や取引先との電話対応が運営上の障害になることがあります。電話対応を疎かにして電話がつながらないことが多いと、ダンス教室の顧客である生徒からの不満も生じ、新規顧客獲得にも影響してしまいます。
一方、レッスンを中断してまで電話対応することもできませんので、電話対応の問題を解決しておけば、より効率的な運営と顧客満足度の向上が期待できます。
電話対応の問題は、電話代行サービスを利用することで解決できます。電話代行サービスを利用することで、電話に出ることが難しい場合でも、顧客からの問い合わせに迅速かつ丁寧に対応できます。そして、ダンス教室の講師やスタッフは、より質の高いレッスンやイベント開催に集中できる様になります。
※ダンス教室には、社交ダンス/バレエ/ジャズダンス/チアダンス/ヒップホップ/フラダンス/タップダンス/シアターダンスダンスなど、いくつかの種類がありますが、電話代行サービスはどのダンス教室でも利用できます。
ダンス教室運営で電話代行サービスを利用するメリット
ダンス教室運営に電話代行サービスを利用することで、いつでもつながる電話によって顧客満足度が向上するだけでなく、効率的な運営にも役立ちます。教室の講師やスタッフが電話対応に惑わされなくなることで、指導やレッスンに集中できるため、より良い質の高い指導やレッスン、イベント開催を実現できます。
ダンス教室運営で電話代行サービスを利用した場合、以下の様なメリットを期待できますので、電話代行サービス利用を検討の際に参考にしてください。
レッスン中やイベントを開催している時などは、電話対応が難しくなりがちで、留守番電話設定に頼ることも多いと思います。また、電話がなかなかつながらければ、問い合わせしたい相手を待たせることになります。しかし、電話代行サービスを利用していれば、すべての電話に電話代行のオペレーターが対応しますので、電話の取り逃がしが生じません。
留守番電話ではなく、オペレーターが電話対応すれば、顧客からの問い合わせに迅速かつ丁寧に対応できます。顧客が安心でき満足できる電話対応によって、継続的な新規顧客の獲得やリピート率の向上が期待できます。
ダンス教室運営では、指導やレッスンが充実して満足できる内容でなければ、顧客は次第に離れていきます。そのため、指導やレッスンに集中できる時間の確保が必要になりますが、電話代行サービスを利用すれば電話対応はもちろん、予約管理やスケジュール管理なども任せられます。
電話対応や予約・スケジュール管理は、ダンス教室を運営するための大事な業務のひとつですが、これらの業務を電話代行サービスに委託することによって、講師やスタッフは指導やレッスンに集中できます。
ダンス教室運営していると、問い合わせの電話対応だけでなく、新規顧客獲得のために見学やお試しレッスンなども受付けて、予約やスケジュールを管理する必要があります。また、レッスン予定者のお休みやキャンセルの電話などもかかってきますので、予約やスケジュール管理が煩雑になることもあります。
電話代行サービスを利用していれば、予約やスケジュール管理に専念できるスタッフが、その業務をすることになりますので混乱や入力ミスを防げます。また、無料のクラウドシステム利用で情報も共有できますので、更新情報もリアルタイムに確認できます。
電話代行サービスのオペレーターは、電話対応に関する教育を受けて、経験を積んだ電話対応のプロフェッショナルです。丁寧で適切な電話対応は、ダンス教室のイメージや信頼性を向上させるだけでなく、教室が運営面でもしっかりしていると感じてもらえます。
ダンス教室運営での電話代行サービス利用例
ダンス教室の運営における電話対応には、いくつかの一般的な問題があります。まず、電話が取れないケースが挙げられます。特に忙しい時間帯やスタッフ不在時に、顧客からの電話を適切に受け付けられないと、顧客が他の教室を選択する可能性が高まります。
次に、電話に出ても十分な情報を提供できないという問題があります。スタッフがコース内容や料金に関する質問に十分な回答を用意しておらず、顧客の不満や不信感を招くことがあります。また、電話対応の遅延も重要な問題です。長い待ち時間が発生すると、顧客は不快な思いをし、サービスの質に疑問を抱く可能性があります。
さらに、電話応対の品質に一貫性がない場合もあります。一部のスタッフは丁寧で親切な対応をする一方で、他のスタッフは無愛想で不親切な態度をとることがあり、顧客の満足度が一定でなくなります。これらの問題に対処するためには、スタッフのトレーニングやマニュアルの整備、電話対応の自動化や効率化の導入、顧客に対する定期的なフィードバックの収集などが有効です。
また、電話対応だけでなく、オンライン予約システムやウェブサイトを活用して顧客の利便性を向上させることも重要が、電話対応に関する問題は電話代行サービスを利用することで解決できます。
以下に、渋谷でダンス教室を運営されているお客様が、ダンス教室運営当初から電話代行サービスを利用され、電話対応だけでなく、リーズナブルな料金にも満足いただいた例をご紹介します。
ダンス教室運営が1人でも可能になった
自分も子供の頃からダンス教室に通ってダンスを楽しんでいた。大好きなダンスを子供たちに教えることで社会貢献もできるので、ダンス教室を運営することにした。
ダンス教室の運営を始めるためにホームページを制作したり、無料体験募集の広告を配布して集客する計画を立てたが、問題は問い合わせや申し込みの電話の受付対応だった。
しばらくは、一人でダンス教室を運営する予定で、スタッフは雇わずに経費を抑えたいと思っていたので、運営開始当初から電話代行サービスの利用を考えていた。
初めてのダンス教室運営なので、電話代行サービスの利用も初めてだったが、主にダンス教室に興味を持って頂いた方々からの問い合わせと、申し込みの電話対応を依頼する予定だった。当初、電話代行サービスに依頼したいと考えていたことは、
- ダンス教室の場所や教室開催日・時間などの概要説明。
- 電話の用件を聞いて折り返し電話対応。
- よくある質問の回答（8項目くらい）
- 迷惑な営業電話のカット
だったので、よくあるFAQ10項目に対応してもらえる基本プランの「スタンダードプラン(9時～19時まで対応)(月50件)」で、電話代行サービスの利用を開始した。
電話代行サービスを利用してから
ホームページからメールフォームでもダンス教室への問い合わせができる様にしていたが、問い合わせの多くはメールフォームからではなく電話からだった。また、メールで問い合わせに対応するのに思った以上に手間がかかっていたので、電話代行サービスを利用していて大変助かった。
問い合わせの中には、模範解答を用意できない様な内容もあったが、電話番号を教えてもらえた時は折り返しの電話で対応した。また、取引先からの電話も少しあったので、取引先と無用な営業電話を区別してもらったので、ダンス教室運営に関係ない電話に対応する必要がなく、有効に時間を使えたと思う。また、電話代行サービスを利用開始してからでも、随時細かい要望に快く対応してもらえるのが心強い。
電話代行サービス利用後の感想
オペレーターが電話対応した内容や用件を１件ごとに随時報告してくれるので、手が空いた時にいつでもメールや電話受付システムで確認でき、ダンスのレッスンに集中できて大変助かっている。また、メールだと後からでも内容を再確認できるので、折り返しの電話忘れなども防止できていると思う。
一度、どんな感じで電話対応してくれているのか気になり、試しに自分も電話してみたことがあるが、とても感じの良いオペレーターの方で、問い合わせに対しても親切丁寧に対応して貰えた。
電話代行サービスは、とてもリーズナブルな料金で利用できており、ダンス教室の運営にとても貢献してくれている。また、急な要望や変更をお願いした時にも柔軟に対応してもらえるので、サービス内容に大変満足している。
利用している電話代行サービスプラン
・プラン名:スタンダードプラン
・利用時間帯:9時～19時まで対応
・コール数:月50件
・月額:16,500円(税込)
「基本料金:5,500円」＋「コール50:11,000円」＝16,500円
※FAQ対応10項目を含まない、一般的な電話対応のみであれば、スタートプラン（月額8,250円）から電話代行サービスを利用できます。
RTC電話代行サービスの電話代行プラン
RTC電話代行サービスでは、様々な業種に柔軟に対応できる電話代行基本プランと、専門業務に特化して各種業務と電話代行サービスを連動した業務別専門プランをご用意しております。
