休日に電話代行サービスを利用して無休経営を実現
働き方改革やテレワークの推奨などの要因により、完全週休２日制は当たり前となりつつありますが、さらに週における休日を１日増やして週休３日制も話題になる様になってきました。しかし、休日を増やすことにより業務の停滞や売上にも影響する恐れがあり、業種や業態によっては増員が必要となり、人件費が増加してしまう可能性もあります。
完全週休２日制や週休３日制を実現するためには、今までの経営スタイルや営業スタイルなどを多様化させて対応する必要があります。休日を増やすことでリスクになるのは、顧客や取引先と連絡する機会が減ってしまうことですが、この問題は電話代行サービスの利用で解決することが可能となります。
電話代行サービスを利用すれば、休日であっても電話だけはつながる無休経営を実現することができます。休日増加で人員も増加させてしまうと大変ですが、電話代行サービスを利用することで、人件費を抑えた形で休日を増やすことが可能となりますので、最近は電話代行サービスを起用する企業が増えています。
休日のみでも利用できる電話代行サービス
電話代行サービスは、ご依頼いただいた企業のスタッフとして電話応対を行います。顧客や取引先からかかってきた電話を電話代行業者の電話番号に転送設定していただき、ご依頼企業には出社せずに専用のコールセンターで電話対応します。
電話が転送設定してあれば、電話代行サービス側で電話応対できますので、ご依頼企業が休日で誰もスタッフが出社していない状況であっても、電話だけはつながる環境を維持することができます。そのため、ご依頼企業のスタッフは休日にしっかりとお休みすることができるとともに、無休経営が可能となります。休日中に電話応対した内容は、メールなどを使って報告されますので、大事な電話を取り逃す心配も不要です。
電話代行サービスの対応内容
電話代行サービスでは、相手の社名や氏名、用件や連絡先などを控えて報告する一般的な電話応対以外にも、予約の受付や受注業務の代行、クレーム電話の対応や緊急の駆けつけサービスの手配なども代行することができます。
専門的な電話応対を代行する場合は、事前に電話応対マニュアルやトークスクリプトの整備が必要となりますが、軌道に乗れば実際に自社スタッフを雇用しているような感覚で、電話代行サービスを利用できます。
休日利用の電話代行サービスを選ぶ時のポイント
電話代行サービスを利用する際は、「曜日・時間帯・予定受電件数・電話応対内容」を検討する必要があります。企業や業種、職種によっては休日が土日ではなく平日の場合もありますので、自社の休日に利用可能かどうか、そして利用時間帯も自社の希望に合っているかを確認します。
一般的には、月曜～金曜日が平日で土日を休日としている電話代行サービスが多いですが、土日対応の料金が割増になっている電話代行サービス会社もあります。また、祝日にも利用可能かどうかも確認されると良いでしょう。
月単位の月額料金で電話代行サービスを利用する場合が多いですが、１ヶ月当たりの受電件数を設定して月額料金が決まる電話代行会社が多いです。予定受電件数を越えた場合は、コールオーバー料金が発生しますので、電話代行サービス利用前に１ヶ月当たりの受電件数を調べておくことも大切です。
休日に電話代行サービスを利用するメリット
電話代行サービスを利用して、休日にも電話対応を可能にした場合は、以下の様なメリットがあります。
休日にしっかりとスタッフ全員が休める
自社スタッフのみで休日にも電話対応をしようとした場合、スタッフの誰かを休日出勤で出社させる必要があります。しかし、休日に電話代行サービスを利用すれば、電話の転送設定をしておけば、オフィスに誰も出社していない場合でも電話応対をすることができます。
そのため、ローテーションなどで誰が休日出勤をするかなどを決める必要もなくなり、スタッフ全員がしっかりと休日を過ごせるようになります。
休日でもビジネスチャンスの電話を取り逃さない
顧客にとっては企業の休日はあまり関係なく、いつでも電話がつながることが望ましいです。休日で電話がつながらなければ、同じような商品やサービスを取り扱っている競合他社へ電話すれば良いと思ってしまいます。
電話代行サービスを利用して、休日の電話対応を可能にしておくことで、休日にせっかくかかってきたビジネスチャンスの電話を取り逃すことがなくなります。
一般的な折り返し対応の電話代行プランではなく、予約や受注業務にも対応できる電話代行プランを利用していれば、スタッフが休日を過ごしている間であっても、直接の売上に結び付く電話応対が適切に遂行されます。
休日対応のコスト削減
週休２日制や週休３日制などに対応するために休日を増やしたり、休日にも電話対応を可能にしようとした場合、スタッフの増員や休日出勤を検討する必要もあります。新たにスタッフを雇用したり、休日出勤を行なえば人件費が発生してコスト増になってしまいます。
優秀な人材を募集しようとすれば求人広告費も発生し、雇用した後は研修期間も必要になりますが、研修期間であっても給与は支払わなければいけません。また、せっかく雇用してもすぐに辞められてしまうリスクもあります。
しかし、電話代行サービスであれば、電話対応に優れたオペレーターが担当しますので、電話応対のスキルを心配する必要はなく、必要最低限の情報でも休日の電話対応を可能にすることができます。また、スタッフを雇用する人件費と比べれば、僅かな費用で休日の電話対応が実現できます。
専門的な内容にも対応できる電話代行サービス
電話代行サービスの利用を検討する際、専門的な用語や商品の説明が必要と思い、電話代行サービスの利用を躊躇される企業様もいらっしゃいます。しかし、この様な心配は必要ありません。電話代行サービスのオペレーターは、専門的な電話にも難なく対応して、様々な業種や職種の電話対応を経験しております。
事前に業務案内や商品説明の資料を渡しておけば、その内容に合わせた適切な電話応対を行いますので安心してお任せください。
