駆けつけ出張サービスの運営が管理できる受付手配ソフト

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受付手配ソフト(受付から手配まで)

駆けつけ出張サービスの運営が、Web上のシステムで受付・手配・完了、そして請求まで完結でき、売上分析までもできる受付センターやコールセンター向けのワンパッケージソフトです。

駆けつけ出張サービスを展開中の「鍵・水道・ガラス修理・レッカーロードサービス・住宅設備会社」などの業種はもちろん、不動産や設備・機器の保守メンテナンス系などのコールセンターにも活用できるシステムが構築できます。

また、使い方次第では注文受付や配達手配が必要となる「飲食店の出前・デリバリー・宅配業」などの業種でもご利用いただけます。ブラウザで稼働するシステムですので、テレワーク(在宅勤務)体制もすぐに実現できます。

電話やメール、FAXなどを使用する必要はありません。すべての情報をブラウザ上の同じ画面で共有できますので、このソフトのみで受付から手配、完了から請求まで対応可能になります。

受付手配ソフト利用時のイメージ

駆けつけ出張サービスなどで運用する際は、図の様なイメージで行うことができます。受付画面から登録を開始することで、お客様の情報入力、出張スタッフの抽出と手配、完了報告や取引先への請求書発行、外注への支払書発行まで完結することができます。

  1. お客様から着信(オペレーター)
    お客様からの電話を着信しましたら、オペレーターがお客様情報やご依頼内容、出張先などを確認して受付画面に入力します。
  2. 出張スタッフの手配(オペレーター)
    地域・業種などの複数条件で絞り込み検索を行い、適切なスタッフを自動抽出してスタッフ手配を行います。スタッフの優先順位付けや勤休情報などを登録しておけば、絞り込み条件に加えることができます。
  3. お客様に到着時間の連絡や依頼内容の確認、お見積額の承諾など(出張スタッフorオペレーター)
  4. お客様からの注文確認後に駆けつけ出張サービス実施(出張スタッフや出張業者)
  5. 完了確認(出張スタッフや出張業者、事務所や事務員)

駆けつけ出張サービスの完了報告や確認をPCからWeb入力します。Web入力した内容から、毎月の取引先への請求書や外注先への支払い請求書などもワンクリックで一括印刷できます。また、スタッフ毎・受付者毎・取引先毎・地域毎の件数や売上も簡単に集計して、売上分析情報として活用できます。

マスター情報登録

マスター情報登録では、自社スタッフ以外にもフランチャイズや下請けなどの加盟店情報などのマスター登録にも対応しており、月額固定費制や売上に対する手数料率の設定なども可能です。また、加盟店マスターや従業員マスター情報も入力できますので、複数名スタッフのフランチャイズや下請けの登録もできます。

取引先マスターに取引先情報を登録することで、支払い区分や締め支払日の設定が可能になります。また、メールアドレスやFAX番号を登録しておけば、簡単に報告できるようになるだけでなく、誤送信対策にもなります。

アカウント設定と権限

取引先・物件情報・会員情報などのマスター登録情報は、アカウント設定で権限が付与された管理者やユーザーのみが編集や閲覧を行うことができます。

取引先アカウントの設定
取引先専用のアカウントを1社ごと個別に作成できます。現在注文中の案件から過去の案件まで、閲覧権限内で検索できますので、電話やメールで問い合わせする手間が必要なくなります。

従業員のアカウント設定
従業員や外注スタッフなどのアカウントも個別に作成できます。ネット環境があれば、依頼された案件の完了報告や売上報告を場所を選ばずPCから入力できます。また、スケジュール機能により、休みやシフト時間も設定でき、管理者からの告知やお知らせもブラウザ上で閲覧できます。

受付番号と全ての関連情報がリンクしていますので、請求誤差や重複請求などを抑止することができます。また、管理者が修正した情報も即時にシステムに反映されますので、個別に通知する手間を省略できます。

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