中古車販売・買取店の開業や顧客サポートに電話代行サービス活用

中古車販売店や中古車買取店、オークション代行業者でも電話代行サービスが活用されています。特にスタッフの人数が少なく小規模で運営されているところでは、スタッフを雇用するよりも経費節減になるため、電話代行サービスは重宝されています。

中古車にかかわる業界では、中古車の販売や仕入れ、販売後のアフターケアやクレーム対応など、連絡手段として電話が使われることが多いのが実情です。そのため、電話対応業務に費やす時間を軽減すれば、売上げにつながるコアの業務の効率向上が見込めます。

中古車販売や買取店での電話対応の内容は、「各種問い合わせ対応・在庫車確認・来店や車検・整備の予約受付・納車日や買取査定日の案内・クレーム対応」など、そしてロードサービス手配への対応など様々です。現在では多種多様の電話代行会社やサービスプランが存在していますが、中古車販売や買取店が電話代行サービスを選ぶポイントは、中古車販売や買取に特化したサービスを提供する電話代行会社とサービスプランを選ぶことです。

RTC電話代行サービスでは、「中古車・バイク販売店向けの電話代行サービスプラン」をご利用いただけます。緊急の駆けつけロードサービスも連動したプランですが、そこまでのユーザーサポートを必要としない場合には、基本プランでのご利用でも柔軟にご要望にお応えすることが可能です。

中古車販売・買取店の開業後の電話対応問題を電話代行で解決

中古車販売・買取店を開業するためには、中古車を仕入れるためのオークション会員資格の取得や各種手続き、そして顧客獲得のための環境整備など、様々な準備が必要となります。また、中古車販売・買取には何らかのトラブルが発生しやすい傾向がありますので、クレーム対応などの販売後の顧客サポートにも時間を費やしてしまうという課題もあります。

顧客サポートの連絡手段としては、電話が使われることが多いですが、少人数で運営している中古車販売・買取店では、その電話対応が大きな負担となる業務になってしまいます。顧客によっては、聞かなくても良いような些細なことで電話してきたり、中古車販売・買取店側に責任のない理不尽な内容でクレームの電話をかけて来ることがあります。

少人数のスタッフですべての電話に対応するのには無理が生じてしまい、本来の業務にも支障が出てしまいます。しかし、すべての電話に対応しなければ、来店予約や在庫車確認などの売上げに直結する重要な電話を取り逃がしてしまうことになります。

中古車販売・買取店としては、連絡先の電話番号を公開する必要があります。そのため、余計な営業電話もかかってくることが多くなります。不要な電話にも出ていれば、業務の妨げになるだけで何の得もありません。電話の一次対応として、電話受付のスタッフを雇用する方法もありますが、電話受付と簡単な事務作業などを任せるためにスタッフを増やすのは、費用対効果が良くなくリスクも伴います。

どの様な業種でも、開業当初は売上げが安定しないケースが多いですので、できるだけ経費を節減する必要があります。そのため、電話対応の問題を解決する手段としては、人材を増やすよりも安くて適切な電話対応が実現できる電話代行サービスの活用がおすすめです。

電話対応問題を解決する電話代行サービス

顧客からの電話で一番時間を費やしてしまうのは、厄介なクレーム電話の対応です。中古車を販売する時に車の状態をしっかりと説明することや、状態の悪い中古車を仕入れて販売しないこともクレームを減らすポイントです。顧客からクレームの内容を聞いてから、しっかりと回答して納得してもらうのはことは重要です。しっかりと対応しておかないと、SNSなどで風評被害を受けてしまう要因になることもあります。

いきなりクレーム電話に出てしまうと、準備ができてない状態での電話対応となってしまい、不適切な内容で回答してしまうこともあります。しかし、電話の一次受付対応として電話代行サービスを利用していれば、折り返し電話をした際、事前に内容を把握した状態での電話対応となり、スムーズにクレーム対応が進むケースも多くなります。

電話代行のオペレーターが一次受付対応した電話の内容は、メールや電話受付システムなどで随時報告されます。優先順位を付けて、必要な電話だけ折り返しの電話をすれば良くなります。電話対応の負担を軽減できれば、本来の業務に費やせる時間が増えて業務の効率も向上します。

中古車販売・買取店での電話代行活用時のメリットとデメリット

電話代行サービスは、自社スタッフの代わりに電話代行会社のオペレーターが電話対応するサービスです。個人経営や少人数のスタッフで運営されている企業で多く利用されています。

他社に電話対応を委託しても大丈夫かと不安もあるかも知れませんが、電話代行サービス利用時は秘密保持契約を取り交わして、電話対応のプロであるオペレーターが担当しますので安心してご利用いただけます。

オペレーターの適切で丁寧な電話対応で、中古車販売・買取店の印象も良くなり、顧客からの満足度や信頼性の向上も期待できます。

依頼主の電話対応業務の負担を軽減する電話代行サービスですが、中古車販売・買取店で活用した場合のメリットとデメリットを把握しておく必要もあります。電話代行会社や利用できるプランは様々ですので、メリットとデメリットを事前に把握しておくことで、自社に最適な電話代行会社やプランを選ぶ際の参考になります。

電話代行サービス活用時のメリット

中古車販売・買取店にて電話代行サービスを活用された場合は、以下の様なメリットを期待できます。

少数精鋭での中古車販売・買取店運営が可能

各種問い合わせやクレーム電話など、業務の負担になりやすい電話対応ですが、電話代行サービスに電話の一次受付対応を任せるだけでも、かなりの負担を減らせます。

人出不足の解消とコスト低減

少人数で運営している中古車販売・買取店では、かかってきた電話を取り逃がしてしまうなど、電話対応が疎かになってしまうことがあります。電話受付要員としてスタッフを雇えば、人件費やその他の経費も発生してしまいます。

電話代行サービスを利用する場合も費用は掛かりますが、スタッフを雇用することに比べればコストを抑えられます。電話対応の負担が軽減するだけではなく、人材不足を効率的に解消してコスト低減も望めます。

電話の取り逃がしを回避

外出中は携帯電話に転送して電話対応しようとしても、電話に出れない状況は多々発生します。また、接客中にかかってきた電話には、接客を中断して電話に出なければいけなくなる場合もあります。接客を中断して電話を優先されてしまうと、接客中の顧客は良い印象を持ちません。

電話の取り逃しや接客の中断は、せっかくのビジネスチャンスを失ってしまうことにつながります。電話代行サービスを利用していれば、電話の取り逃しはなくなり、オペレーターが受電した通話内容や用件を報告してくれますので、折り返し電話対応が可能となります。

電話対応品質の向上

電話で話すのは苦手でも、相手と顔を合わせての会話は大丈夫という人もいます。また、電話は話している相手の表情が分かりませんので、電話だと愛想がない口調になる人もいます。電話をかけた時に受ける印象は、その中古車販売・買取店のイメージに直結することもあります。悪いイメージを抱かれないためにも、特に初回の電話対応には気を付ける必要があります。

その点、電話代行サービスのオペレーターは、電話対応の教育と経験を積んでいますので、適切で丁寧な口調で品質の良い電話対応が、中古車販売・買取店のイメージアップに貢献します。

電話受付のためにスタッフを増やそうとすれば、募集や教育にも費用や時間のコストがかかります。優れた人材はそう簡単には見つからないばかりか、せっかくコストをかけても早期に辞めてしまうというリスクもあります。しかし、電話代行サービスであれば、コストを抑えながら品質の良い電話対応をすぐ実現できます。

中古車販売・買取店に特化した電話代行サービスも利用可能

利用する電話代行のプランによっては、よくある問い合わせに回答してもらったり、来店や買取査定日時のスケジュール管理なども委託できます。販売した中古車が故障した場合などは、ロードサービスの駆けつけ手配などにも対応できる電話代行サービスのプランも利用できます。

RTC電話代行サービスでは、中古車販売・買取店の一般的な電話対応以外にも、販売後のユーザーサポートとして、車両トラブルが発生した場合に「トラブル受付～ロードサービスの手配～報告」まで連動したサポートも実現できるプランが利用できます。

ロードサービス会社は、当社と提携している全国対応のロードサービスも利用できます。大手の中古車販売・買取店に引けを取らない、オリジナルのユーザーサポートも検討いただけます。

電話代行サービス活用時のデメリット

中古車販売・買取店にて電話代行サービスを活用される場合、以下の様なデメリットがあることも考慮された方が良いでしょう。

実際に利用してみないと期待外れの電話代行サービスもある

様々な電話代行会社やサービスプランの中から、期待通りの電話代行サービスを探すのは、とても大変な場合もあります。規模が大きな電話代行会社だからといって、オペレーターの品質が良い訳ではありません。

無料でお試し利用できる電話代行会社もありますので、お試し利用してみればその電話代行会社の対応やオペレーターの品質を確かめてから、本契約して運用を開始することもできます。お試し利用できる電話代行会社は、自社の電話代行サービスの品質に自信があるからこそ、無料サービスを提供しています。

いきなり本契約して利用開始してしまうと、一定期間は解約できないなどのトラブルも発生しますので、期待外れの電話代行サービスを選択しないよう注意が必要です。

依頼主の要望に柔軟な対応をしてくれない電話代行サービスもある

電話代行サービスへの要望は、同業種の中古車販売・買取店であっても、依頼主ごとに異なる内容や要望もあります。利用時間や急なオペレーターのマニュアル変更などに柔軟な対応ができない電話代行サービスもあります。

オペレーターの品質に差がある

電話代行サービスでは、オペレーターへの教育を実施して、電話対応の品質の向上を図っています。しかし、オペレーターの能力や経験値には差があります。

利用開始した後は、お客様からオペレーターの電話対応の感想を聞いたり、オぺレーターからの報告内容を精査して、電話代行サービスの運用状態を点検することも大切です。

RTC電話代行サービスの中古車販売・買取店向けプラン

中古車販売・買取店が、電話代行サービスに期待する電話対応の委託内容は、一般的な電話対応の他に以下の様な内容を望まれる場合もあります。

在庫車確認の受け答え
来店や車検・点検整備の予約や変更受付
クレーム電話の一次受付対応
車両トラブル発生時のロードサービス手配
その他

クラウドサービスを利用した情報共有が必要な内容もありますが、これらの要望にお応えするためには、電話代行会社が中古車販売や買取店の業務内容に精通している必要があります。

RTC電話代行サービスは、中古車販売・買取店に特化した電話代行サービスプランを格安でご利用いただけます。様々なご要望にも柔軟に対応可能で、クラウドサービスを利用して情報共有しますので、オペレーターのマニュアル変更にもタイムリーに対応できます。

また、当社が提携している全国24時間対応のロードサービスとも連動できますので、駆けつけサービス付きロードサービスを含めた、大手の中古車販売や買取店の様なユーザーサポートとして、オリジナルの保証サービスも実現できます。

一般的な電話対応をご希望の場合は、基本プランの「スタート／スタンダード／ネクスト」をご利用いただき、中古車販売・買取店様のご要望に柔軟に対応いたします。