弁護士事務所での電話代行利用時のポイントと利用例
何らかのトラブルや人生に悩む人の多くは、誰に相談したら良いのか分からずに人気のある占い師を探して、その占いを信じてしまう人もいます。しかし、信頼できるかどうか分からない占いなどには頼らずに、最初から弁護士の先生に相談していれば、簡単に解決できたことかも知れません。
手軽に弁護士に相談する手段としては、まずは1本の電話から始まるケースが多いですが、弁護士先生が自ら全ての電話に応対するのは無理があります。電話相談の窓口を広げることで案件獲得につながりますが、受電件数が増えたとしても、電話受付の問題は電話代行サービスの利用で解決できます。
そして、電話代行サービスをフル活用すれば、電話受付のスタッフを雇うことなく、初回電話の一次対応から面談予約の設定まで外部委託することも可能となります。
最近では、法テラスや自治体による無料電話相談もありますが、弁護士事務所自体で無料電話相談を実施しているところも増えており、電話代行サービスを利用する弁護士事務所も増えております。電話代行サービスには、多数の電話代行会社やプランが存在していますが、導入する際に押さえておきたいポイントと利用例をご紹介いたします。
弁護士事務所での電話代行利用時のポイント
弁護士事務所での電話代行利用時には、いくつかの重要なポイントがあります。まず第一に、信頼性の高い電話代行サービスを選択することが肝要です。クライアントとのコミュニケーションは信頼とプロフェッショナリズムが求められるため、電話代行業者が確かな信頼性を持つことが必要です。
次に、電話代行業者が事務所の特性やニーズを理解し、適切なマニュアルやトレーニングを提供しているかを確認することも重要です。代行業者が事務所の文化やプロセスを把握していることで、よりスムーズな対応が期待できます。さらに、データの機密性を確保するために、代行業者が適切なセキュリティ対策を講じているかを確認することも必要です。
料金体系や契約条件を十分に確認し、事前に明確な了解を得ることも大切です。透明性を持った料金体系や契約条件がトラブルを未然に防ぐことにつながります。これらのポイントを踏まえ、適切な電話代行サービスを選択することで、事務所の業務効率やクライアント満足度を向上させることができます。
電話代行会社や利用できるプランは様々ですが、弁護士事務所にて電話代行サービスを導入する際は、主に以下の様なポイントを確認されると良いでしょう
信頼性が高い電話代行サービスは、クライアントや取引先とのコミュニケーションを円滑に保ち、プロフェッショナリズムを維持するのに役立ちます。これには、迅速かつ正確な電話応対、機密情報の保護、そして経験豊富なスタッフによる高品質なサービスが含まれます。
信頼性の高いサービスは、法的なニュアンスや業界の規制に熟知しており、適切なプロトコルに基づいて対応します。また、緊急事態にも迅速かつ適切に対応することができるので、クライアントからの信頼を築く上でも重要です。これらのポイントを考慮して、信頼性の高い電話代行サービスを選ぶことが、弁護士事務所のプロフェッショナリズムと信頼を確立するために不可欠です。
弁護士事務所の特性には、業務の性質や法的ニーズ、クライアントとの関係性などが含まれます。例えば、特定の法律分野に特化した事務所や地域密着型の事務所では、その分野や地域に関する知識が必要です。また、事務所の規模や業務量に応じて、電話代行業者が柔軟に対応できることも重要です。
弁護士事務所の特性を理解することで、電話代行業者は適切な応対や情報提供ができ、クライアントや取引先との関係を強化することができます。さらに、事務所のスケジュールや緊急性に応じて、適切な対応をすることができるため、業務効率性も向上します。
弁護士事務所の特性を理解した電話代行サービスは、事務所のプロフェッショナリズムやサービス品質を高め、クライアント満足度を向上させることに貢献します。
弁護士事務所では、クライアントの個人情報や機密情報が扱われることが一般的です。そのため、電話代行業者は高度なセキュリティ対策を講じる必要があります。これには、通信の暗号化やアクセス制御、データの保存期間や廃棄方法の管理などが含まれます。
また、電話代行業者のスタッフには、クライアント情報の機密性に関するトレーニングが必要です。情報漏洩や不正アクセスを防ぐために、徹底したセキュリティポリシーとプロトコルの遵守が求められます。さらに、契約上の秘密保持義務も遵守されるべきです。
データの機密性を確保することで、クライアントの信頼を維持し、業界の規制や法的義務を遵守することができます。信頼性の高い電話代行サービスは、データの機密性を最優先に考え、事務所やクライアントの情報を安全に保護するための適切な対策を講じることが不可欠です。
透明性のある料金体系は、弁護士事務所がサービスを利用する際に予測可能性を高め、予算の管理を容易にします。これには、基本料金、追加オプションの料金、通話時間や件数に応じた料金設定などが含まれます。
また、隠れた費用や追加料金がないことも重要です。透明な料金体系を提供する電話代行業者は、弁護士事務所との信頼関係を築き、ビジネスのパートナーとしての価値を高めることができます。さらに、料金体系が明確であることは、請求書の処理や支払いの管理をスムーズに行うことができるため、業務効率性も向上します。
透明な料金体系は、事務所と電話代行業者との間で誤解や紛争を防ぎ、円滑な業務提携を促進します。従って、弁護士事務所が電話代行サービスを選択する際には、透明性のある料金体系を提供する業者を選ぶことが重要です。
これらのポイントを考慮して、適切な電話代行サービスを選択し、事務所の業務効率やクライアント満足度を向上させることが重要です。また、「弁護士事務所の電話窓口として適切かどうか？」「プランの内容と費用が要望に合っているか？」「電話応対した通話内容の報告方法」なども、電話代行サービス利用時の確認されると良いでしょう。
弁護士事務所の電話窓口として適切かどうか？
弁護士事務所の電話窓口として秘密保持契約するのは当然ですが、特に気を付けたいのは「弁護士事務所の電話窓口として適切かどうか」です。電話代行のオペレーターが、安易に法律に関わることを受け答えしてはいけません。
電話受付の代行という立場から逸脱して、弁護士が答えるべき法律に関することを勝手に発言されてしまうと、弁護士事務所の信頼を損なうことにもなりかねません。単なるオペレーターという自覚を持って電話対応できるかが重要です。
そのため、電話代行会社側で適切なオペレーター研修が行われ、オペレーターの管理も行き届いているかを重視することが大切です。無料期間を設けている電話代行会社も多いですので、本契約をする前にお試し利用して、実際にご自身がお客様の立場になって電話してみて、テストする見極めも試してみると良いでしょう。
プランの内容と費用が要望に合っているか？
電話代行サービスのプラン内容と料金体系は、電話代行会社によって様々です。また、同じ電話代行会社であっても、いくつかのプランがあって料金が異なるのが一般的です。
プランの内容と電話対応する時間帯、そして1日または1ヶ月の受電件数(予測)によって、料金設定されているケースが多いです。受電件数は1日または1ヶ月に受ける電話の件数の上限回数となりますが、上限回数を超えてしまった場合は、超えた回数の1件ずつに設定された料金が追加されます。
電話代行サービスを導入される際には、1日にまたは1ヶ月に何回くらいの受電回数があるかを把握しておくと、無駄のない料金で電話代行サービスを利用することができます。
また、利用する時間帯については、「昼間のみ・夜間のみ・平日のみ・休日のみ」または「24時間利用」などで選択できるのが一般的です。
自社の要望に合ったプランを利用できる電話代行サービスが見つかったら、見積りを要求して詳細を確認することになります。その際、導入後にプラン変更に柔軟に対応してもらえるかどうかを確認しておくと良いでしょう。
電話応対した通話内容の報告方法
代行して受電した電話応対の通話内容の報告方法は、電話代行会社によって異なります。急ぎの電話の場合は、受電した電話を転送してもらえるかは必ず確認してください。急ぎでない場合は、メールや専用システムで報告されることが多いですが、ショートメールやLINEなども利用できるかも確認されると良いでしょう。
弁護士事務所によっては、FAXでの報告が必要な場合もありますが、通話内容の報告方法が自社に対応しているかどうかは重要な確認事項です。
弁護士事務所の電話代行サービスご利用例のご紹介
電話代行サービスを利用する様になり、コスト削減と業務効率の向上に効果がありましたが、受付電話の全件を業務報告して頂いておりますので、どの様な電話が事務所にかかってきているのかを把握できるようになりました。
今迄は当弁護士事務所の事務員が電話受付をしておりましたが、電話の記録はしておりませんでした。電話代行サービスを利用すると、着信履歴や日時も含め、業務報告メールや管理システムで確認できる様になりましたので、色々な面で業務に専念できる様になりました。
電話代行サービスご利用中の弁護士事務所のお客様より
最近は弁護士業界も大きく変わってきており、業務を遂行する上でコスト削減や業務効率の向上を強いられるようになってきました。
お客様からのご相談の電話応対は、大事な業務なのですが、調査での外出や裁判所へ行ったりして不在の場合などに、電話に出れないことも多く困っておりました。また、事務の仕事量も変わらず、業務の内容的にも資料作成等を外注化する事も出来ない為、電話代行サービスを利用して電話応対の一次受付を外部委託することにしました。
電話代行サービス利用後は、電話業務の仕訳ができるようになり、単なる伝言などは業務報告のメールを確認するだけで済みますので、業務効率は大変良くなりました。また、電話受付を24時間対応とすることで、お客様からも喜ばれるようになりました。もちろん、お客様も増えております。電話代行サービスの月額費用は、「37,000円～44,500円」程度で格安ですので、費用対効果は抜群だと思います。
弁護士事務所での電話代行サービスの基本的な利用形態
- 24時間体制で電話の一次受付の応対
- お名前･用件･電話番号を聞いて頂き、折り返し対応が基本。
- 基本項目と業務マニュアル10項目の受け答え。
- 電話受付内容の業務報告はメール（電話対応後、5分程度で随時報告）
- 業務報告のメールは、弁護士と事務員の4メールアドレスに一斉送信。
- 平日：事務所で電話応対不可→3コール後に電話代行に自動転送。
- 休日：24時間、電話代行に自動転送。
電話代行サービス「スタンダードプラン・24時間コース・コール150」を利用しています。弁護士事務所ですので、お客様からの電話の内容はデリケートなお問い合わせも多い為、お名前・電話番号・ご用件を確認し、折り返し対応が基本となっています。
基本項目と電話代行サービス利用開始時に作成した業務マニュアルの受け答え内容については、電話代行サービスのオペレーターに応対して頂いております。
当事務所が休みの際は、事前に作成した業務マニュアルを元に電話応対をして頂き、メールの一斉送信で弁護士と事務員の４アドレスに随時業務報告をして頂き、案件によっては休みの日でもすぐに相手先に折り返しの電話をするようにしております。
弁護士事務所でご利用中の電話代行サービスプランと月額費用
- スタンダードプラン／24時間コース／コール150
- 平日の電話転送はボイスワープ機能を利用して、当事務所で3コール鳴って電話に出ない場合、自動的に電話代行サービスに転送されるように設定。
- 土日/祝日/定休日：24時間、電話代行サービスに転送。
- 毎月の着信件数：150～180件程度
- 業務報告は電話対応後5分程度でメール転送（弁護士・事務員の4アドレス）
- 月額費用：37,000円～44,500円
弁護士事務所開業時に役立つ電話代行サービスの利用
独立して弁護士事務所を開業する際、ある程度の体裁を整えたいと思うものです。しかし、開業当初はできるだけ経費を下げておく必要があります。どんなビジネスでも同じですが、利益を残さないと事業を続けられなくなってしまいます。
開業時には、オフィスの賃貸料やコピー機のリース代などにも費用が掛かりますが、案件を獲得するためには問い合わせを受け付ける電話窓口が重要です。弁護士がすべての電話対応していては、落ち着いて業務をこなすことなどできません。
事務スタッフを雇用すれば、電話窓口の対応や簡単な事務作業を任せられますが、事務スタッフを雇用すれば給与を支払う必要があります。電話対応以外にも簡単な事務作業もしてもらうとしても限度がありますので、手空きの時間も多くなりがちです。
その点、電話代行サービスを利用すれば、固定費を最小限に抑えながら品質の良い丁寧な電話応対を実現できます。事務スタッフの給与とは比べ物にならない格安な費用で、問い合わせの電話対応やスケジュール管理、そして、よくある質問に対する回答なども任せられます。
電話代行サービスのオペレーターは、事務スタッフの様に事務所に在籍しませんので、資料のコピーや登記簿や戸籍謄本を取得するなどの伝越しの補助作業はできません。しかし、電話応対に優れたオペレーターが電話窓口を担当しますので、大手の法律事務所と同じ様な電話対応を実現できます。
弁護士事務所として適切な電話対応ができる事務スタッフを雇用しようとしても、なかなか良い人材は見つかりません。採用面接で良い印象だったとしても、期待外れということもあります。電話代行サービスを利用すれば、電話応対の教育と経験を積んだオペレーターが電話窓口を担当しますので、開業間もない弁護士事務所とは思えない様な電話対応で、開業時から弁護士事務所としての体裁が整います。
RTC電話代行サービスの電話代行プラン
RTC電話代行サービスでは、様々な業種に柔軟に対応できる電話代行基本プランと、専門業務に特化して各種業務と電話代行サービスを連動した業務別専門プランをご用意しております。
