機会損失防止と電話対応業務のアウトソーシング化
企業で業務を遂行するなかで、当事者がすぐに電話に出れないという状況が発生して、重要な電話を取り逃して機会を損失しているケースもあると思います。電話をしてきた相手は、すぐに当事者と電話連絡ができなくても、その企業のスタッフがすぐに電話応対して、当事者に用件が正確に伝われば安心できます。
すぐに電話対応できる環境を構築する場合は、電話代行サービスを利用して電話対応業務のアウトソーシング化することがお勧めです。また、電話代行サービスはスタッフを雇用するよりも、遥かに安いコストで品質の良い電話応対環境を構築できますので、コスト削減が実現できて企業のイメージ向上にもつながります。
電話代行サービス利用で機会損失防止
企業内にて電話対応を個々に行っている場合は、機会損失というリスクがあります。通常は営業時間外の電話は留守番電話設定にしていることが多いと思います。また、営業時間内であっても、当事者が外出や顧客対応、そして会議中などで離席している場合は、携帯電話への転送電話設定もしくは他の人が電話を受けて、当事者が戻ってきたら伝言またはメールやメモで用件を伝えることになると思います。
当事者がすぐに電話に出れない場合、結局は折り返しの連絡が遅くなってしまうことも多いでしょう。電話をしてくる顧客の中には、すぐに連絡を取りたい案件も含まれていますが、折り返しの連絡が遅くなることによって重要な契約やオファーが流れてしまい、企業にとっては機会損失という痛手になってしまうこともあります。
重要な電話を取り逃がさないためには、電話応対に関する業務を「電話代行サービス」にアウトソーシングすると効果的です。電話代行サービスは営業時間はもちろんですが、24時間対応で電話応対することも可能ですので、重要な電話に出れないという状況はなくなります。
また、電話代行サービスのオペレーターは、電話応対を専門の業務としているプロが担当しますので、きちんとした電話応対によって企業イメージも向上します。そして、電話相手の意向を整理して正確に当事者に伝えるといった環境を構築で
きます。
この様なことから、電話代行サービスを利用することで、
●重要な取りに逃がさないことによる機会損失の防止
●きちんとした電話応対にる企業イメージも向上
が実現できます。
電話対応業務のアウトソーシング化でコスト削減
RTC電話代行サービスでは、様々な業種に柔軟に対応できる「電話代行の基本プラン」、専門業務に特化して各種業務と電話代行サービスを連動してパッケージ化した「業務別専門パッケージ」をご利用いただけます。これらのサービスには、オペレーターの教育はもちろんですが、マニュアル作成や企業イメージ向上にもつながるFAQ作成などの品質改善業務も含まれています。
そのため、自社で電話対応業務のスタッフを雇用することによって発生するコストを削減できます。また、せっかく雇用して教育したスタッフが辞めてしまえば、それまでかかったコストが無駄になってしまいますが、電話代行サービスを利用して電話対応業務のアウトソーシング化を図れば、その様なリスクはなくなります。
