アウトソーシングで人材不足は解消できる
これからは細かい部分まで徹底してアウトソーシング（外部委託）を行い、これからの成長に備えれば人材不足は解消できます。求める人材が自社には居ない場合でも、他社には必ずスペシャリストがいます。安くて良い外部委託先を見つけることが賢明で、そこに気づいていない企業は多いです。
例えば、弁護士にも得意分野と不得意分野がありますが、得意分野の訴訟案件を依頼すれば、勝率も上がりコストも安いです。また、医者にも得意分野と不得意分野があり、税理士にも得意業種と不得意業種があります。不得意の分野や業種、そして業務などはコストパフォーマンスの良い優れた外部委託先を見つけてアウトソーシングすることこそが重要です。
電話応対品質を上げるコツ
電話応対品質を上げるためには、評価制度を徹底的に数値化することが必要です。上司の感覚で評価したのでは電話応対の品質は上がりません。評価制度を数値化して、多くの電話オペレーターを順位付けして競争させることが電話応対品質を上げるコツとなります。
RTC電話代行サービスは、オペレーターの評価を数値化し、信賞必罰の徹底と順位付けを行い、組織の新陳代謝を上げており、電話応対品質を高める努力を怠りません。
電話受付応対業務をアウトソーシングして人材不足を解消
有能な人材を自社で雇用して育てることは大変ですが、電話代行サービスを活用して電話受付応対業務をアウトソーシング(外部委託)することで人材不足を解消できます。また、利益率の向上とリスクの軽減、機会損失を防ぐのは、電話代行サービスを上手く活用できるかが重要なポイントとなります。
近年は大企業でも倒産するリスクがある時代ですが、売上変動や時代の変化に対応できる様、起業当初や中小企業のうちから固定費を上げない経営が必要です。電話受付業務は人を雇用して固定費を高くするよりも、電話代行を活用してアウトソーシングすることで変動費を多くすれば、景気変動に対応できる強い企業運営が可能になります。
貴社の電話受付応対は大丈夫ですか？
電話応対の業務は、電話代行サービスを活用して、アウトソーシングすることをお勧めします。電話代行サービスは、人を雇用するよりも遥かに安い費用で利用できます。
以下の様な電話受付の状態では、企業価値や商品価値を下げてしまっていたり、せっかくの営業機会を損失して売上にも影響しています。
外出中は携帯電話に電話を転送している
- 手元に資料がなく応対に困ってしまうことがある。
- 電話に出ることができず「留守番電話サービスにおつなぎします･･･」になることが多い。
- 電波が悪かったり、周囲の雑音で｢もしもし応対｣になってしまう。
事務作業を兼任した電話受付で感じの悪い電話対応
- 覇気のない暗い感じの電話対応。
- お客様と業者の電話で口調やトーンが変わる。
- 保留ボタンを押さずに電話の切り際に別の会話を始めてしまう。
電話受付を一人で応対
- 上司が近くに居る時と居ない時で差が出ている。
- 比較対象が居ない為、応用力が上がらず成長しない。
- 注意したり叱ったら、嫌われたり辞めてしまうのではないかと思い甘さが出てしまう。
- 電話応対中に他の電話が鳴っても対応できない。
業務を行いながら電話も対応
- 電話応対で業務に集中できず、作業効率が低下して作業ミスも発生。
- 突然のクレーム電話を受け、慌ててしまったり時間を浪費してしまう。
- 急な電話や連続した電話応対で予定に間に合わなかったり、約束をど忘れしてしまう。
売上変動に対応できる電話受付業務のアウトソーシング
良いアウトソーシング先を探すのと良い人材を育てる → どちらが成功率が高いか？
自社の中心となる業務の人材を育てる → 電話受付応対業務は電話代行サービスを活用
ある特定の業務をアウトソーシングするのは、費用が掛かると思われている経営者も多いと思います。自社運営は短期的に見ると安く感じる場合もありますが、設備投資の回収には最低5年程度は必要になります。
もしも、その間に不況に陥ってしまうと、売上げが変動して損失が発生した時に、結局は無駄な設備投資になってしまいます。
しかし、自社運営ではなくアウトソーシングしている場合は、売上が変動して売上げが激減しても、アウトソーシング先への発注も減りますのでコストも自然に下がります。そして、その様な状況ではアウトソーシング先も生き残りを図るため、対応力を強化して関係も強くなります。
不況時に自社運営であれば丸ごとコストになってしまい、せっかく仕事を覚えた人をリストラしたり、設備の一括償却などの対策が必要になります。アウトソーシングしていれば、景気が回復するまで委託していた業務を自社に戻せばコストを低減できますので、不況時の対応力も強化できます。
固定費の高い企業は競争力が弱い
電話代行活用によるアウトソーシングで固定費を減らす。
近年は大手企業でも倒産してしまう時代ですが、不況や政策の影響で予期しない売上変動や時代の変化が早いですので、起業時や中小企業のうちから固定費を上げない企業運営が必要です。一時的に売上げが伸びても、固定費が高い企業は景気変動の影響を受けやすく経営が悪化してしまいます。
電話受付応対の業務などは電話代行にアウトソーシングし、固定費はできるだけ少なくして変動費を多くすれば、景気や売上変動に強い企業になります。
自社運営の人件費と外部委託の外注費のコスト管理は全く違う
自社で電話受付担当のスタッフを雇用すれば、必ず人件費が発生します。そして人件費の他に「求人費・通勤費・設備費用・事務用品・福利厚生費用なども必要になります。電話受付応対などの業務は、アウトソーシングすることで外注費としてコスト管理した方が断然安く、品質の良い電話受付体制が実現できます。中心となる業務以外は徹底的に外注化して、売上変動や景気変動に柔軟に対応できる体制での運営が経営の鍵となります。
