電話に出れない時の電話受付応対の移り変わり(留守番電話~電話代行サービス)

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電話代行サービスの効率化とCTIシステム

電話に出れない時の電話応対を留守番電話や転送電話に任せるのではなく、いつでもきちんとした電話応対が可能になる電話代行サービスを利用して、電話受付応対の業務自体をアウトソーシングする企業が増えてきました。

留守番電話~ポケットベル~転送電話~電話代行サービス

電話代行サービス

電話に出れない時の主な対処方法として、電話代行サービスご利用の他、留守番電話・転送電話・転送電話装置などがあります。これらのサービスや装置は、現在ではすぐに利用できる環境にあります。

固定電話が世の中に普及し始めたのは、昭和30年代になってからです。もちろん、普及当初からは留守番電話機能はありませんでしたので、独立して間もない経営者や個人で事業を行っている方などは、自分以外の従業員を雇っているケースは少なかったですので、電話応対に関しては大変不便を感じていました。中には家族の助けを受けながら仕事に励んでいる方もいましたが、電話の近くにいつもいる訳ではありませんでしたので、かかってきた電話を取り逃すことが多かった様です。

やがて、この様な電話の不便さを解消する目的として、留守番機能のオプション装置が開発されました。電話に出れない不便さを感じていた方々は、早速留守番電話を取り入れて利用を始めました。しかし、留守番電話の普及当初は、不在の時に用件を録音してくれる人も少なく、無言で終わってしまう場合もありましたので、完全に電話に出れない状況をカバーできるものではありませんでした。また、留守番電話の対応では、折り返しの電話をした時に今度は相手側が不在で留守番電話になっていたりもしましたので、留守番電話のキャッチボールになってしまう事も多かった様です。

留守番電話の不便さを解消するものとして、その後ポケットベルが普及してきました。留守番電話が作動した時にポケットベルも一緒になり、電話がかかってきたことが分かる様になりました。留守番電話やポケットベルが普及して、当時としては電話に出れない時の対応が少しずつ便利になってきましたが、すぐに電話対応できる様になった訳ではありませんでしたので、緊急な用件には対応するとこが出来ませんでした。

その後、携帯電話が普及して、転送電話機能で事務所に不在の時には携帯電話へ転送できる様になりましたが、電波品質が悪い時や電車やバス、車で移動中の時、打ち合わせ中やお客様対応をしている時には、転送電話では対応不十分なケースもありました。

この様な理由から最近は、留守番電話や転送電話に、電話に出れない時の電話応対を任せるのではなく、いつでもきちんとした電話応対が可能になる電話代行サービスを利用して、電話受付応対の業務自体をアウトソーシングする企業が増えてきました。電話代行サービスは、業務形態や要望により、単に電話を受けてその電話を転送または報告するのみのサービス内容から、商品説明やクレーム対応まで対応するものまで多種多様です。


RTC電話代行サービスの電話代行プランは、基本プラン(スタート・スタンダード・ネクスト)をベースにお客様の業務に最適な内容でご提案させて頂きます。各プランでは基本項目(住所・営業時間・口座など)の他、よくある質問に「1項目・10項目・無制限」で適切な電話の受け答えを行ないます。各プラン共、電話代行業務開始前に業務マニュアルを作成してスタートしますが、ネクストプランの「無制限」では、当社アシスタントが仲介して随時業務マニュアルを更新しながら、最適な電話応対を遂行します。

電話代行サービスは、24時間対応のご利用もできますので、夜間における急な電話受付の応対も可能になります。休日対応も含め、ご利用の時間帯により最適なプランをご提案して、貴社の業務状況に応じた電話受付代行のご利用方法が設定できますので、お気軽にご相談下さい。

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