電話代行サービスの概要と電話受付業務の改善

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電話代行サービスが効果を出す業種や事業について

電話代行サービスは、貴社のお客様や取引先から貴社にかかってきた電話を当社の電話に転送して、その電話に当社のオペレーターが貴社の電話受付担当として、代行で電話応対するサービスです。
代行して受け答えした電話の用件は、随時5分以内に貴社の担当者様宛にメールで報告しますので、いつでも電話の用件を確認できるようになります。また、電話の用件が分かった状態で折り返しの電話ができますので、折り返し時の電話応対もスムーズに進む様になります。

貴社のお客様や取引先からかかってくる電話をすべて当社に転送して運用することも可能です。また、外出時などに電話の転送設定をして頂ければ、転送設定している時のみ電話代行サービスに電話を転送することも可能ですので、営業職や士業の方などで事務所を開けがちな方々にとって、電話代行サービスは最適な仕事ツールとなります。

貴社から当社に電話転送設定している場合でも、電話回線は貴社の回線を経由していますので、通話内容が転送されているだけです。電話番号は貴社がお使いの番号のままでご利用頂けますので、同じ建物の中にいるような感覚で、まるで同じ社内にいて内線電話の様にご利用頂けます。

電話代行サービスは、かかってきた電話の用件をご指定のメールアドレス宛に報告するだけでなく、ご契約コースによって、よくある質問の受け答えやクレーム電話の一時受付対応、商品やサービスの説明なども直接代行することができます。

電話代行サービスをご利用になれば、以下の様な状況を改善できます。

電話代行サービス
  • 電話受付として事務員を雇用しているが、毎月の経費や人件費が負担になっている。
  • 度々かかってくる電話の応対から解放されて、自分のペースで仕事を進め、本業のビジネスに専念できる環境がほしい。
  • 電話応対する度に作業が中断してしまう。
  • スタッフが少ないので、オフィスに誰もいなくなることがある。
  • 留守番電話に設定していると、用件を録音してくれる人が少ない。
  • 電話受付スタッフが、急に会社を辞めてしまった。
  • 電話受付スタッフが、休んでしまった時に電話対応が負担になる。
  • 携帯電話に転送設定しているが、電車やバスの乗っている時やクルマの運転中は、電話にでることができない。
  • 電話受付スタッフが一人なので、一度に複数の電話に対応できない。
  • 大事な商談中に電話が入り、商談を中断してビジネスチャンスを逃したくない。
  • 突然の外出や出張になった時に、その間の電話対応が気になる。

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