導入すると何かが変わる受付手配ソフト

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受付手配ソフト(導入後の変化と便利機能)

受付手配ソフトは、受付から手配業務、完了報告、請求書や支払書の出力、そして売上分析など、すべての機能を活用できるワンパッケージとなります。登録アカウント数の制限もありませんので、管理者権限でスタッフや取引先、加盟店や下請け業者などの登録編集を自由に行うことができます。

同様のソフトを自社開発した場合、ソフトの設計・開発・運用テストに多大な時間や費用が必要となります。しかし、受付手配ソフトを導入することにより、駆けつけサービス業や受付・手配が必要な業態、会員制サービスなどのシステム構築を容易に行うことが可能になります。

また、他業種に活用できる仕様となっておりますので、使い方や工夫次第で業種問わずご利用いただけます。不明点やご質問などございましたら、無料の会員登録後にお問い合わせください。

コスト面
ネットワーク環境とPCがあれば、どこでも操作できますので、事務所内での使用はもちろんですが完全テレワークも可能ですので、設備費用や人件費などを含めると、数十万円のコスト削減効果があります。また、テレワーク化できることで、対応地域の制限もなく全国展開も実現可能になります。

通常は対応地域の範囲を広げたりした場合、システムの使用料や事務コストも増えてしまいます。しかし、このソフトではアカウントの制限がありませんので、システム利用にかかわるコストはほとんど変わりません。請求書や支払書なども、フォーマットを決めてしまえば、すぐに作成することができる様になります。

メリット
管理者権限で全てをコントロールすることが可能になります。スタッフや取引先の入れ替えや優先順位の設定、売上分析なども、ネットワーク環境とPCがあれば、タイムリーにどこにいても操作が可能になります。

リスク
ネットワーク上で稼働するシステムになりますので、ネットワークやサーバーがダウンしてしまうと操作ができなくなってしまいます。信用性の高い大手のサーバーを使用していますが、何らかの要因で停止するリスクはあります。

ネットワーク上で操作するシステムを使っていれば、どのシステムでもどの企業でも、ネットワークやサーバーのダウンは起こり得ることですが、一時的にシステムが使えなくなった場合の代替手段は、事前に考えておく必要があります。

便利な機能のご紹介

<管理者・営業権限者マスター画面>、<受付権限者・作業員権限者・取引先権限者の機能>、<受付画面>で使用できる便利な機能の一部をご紹介します。

管理者・営業権限者マスター画面

  • 取引先マスター
    重複登録防止機能もついており、取引先の住所や締め支払日などの情報を登録できます。
  • 加盟店マスター
    月額固定費や手数料率の設定が可能な為、フランチャイズ運営にも対応可能です。
  • 各種マニュアルページ
    マニュアルページを作成できます。1つのマニュアル内にQ&Aの設定や、受付手順など特別な取引先用の手順を作成できます。
  • トピックス機能
    受付画面のトップページにトピックスを表示できます。
  • お知らせ機能
    従業員アカウントや受付者アカウント向けにお知らせ機能があります。過去のクレームや対応不備なども記録が可能です。また、マニュアルやひな形などの添付ファイルもアップロードできます。
  • 会員情報
    会員情報として各種サービス、年会費などの会員ごとの個別情報を登録できます。
  • 動的テキスト
    期間を限定でき、無期限に横に動くテキストを最大5つまで登録できます。
  • 会社のロゴ
    オリジナルのロゴを領収書や受付画面などに表記できます。
  • 分析
    作業員、受付者、反響媒体ごとなどの売上分析や受付分析ができます。

受付権限者・作業員権限者・取引先権限者の機能

  • 売上や業務報告
    売上や業務報告の入力は、「管理者・営業・受付」など、個別のアカウントからも入力できます。
  • Q&A
    全画面にQ&Aが表示されますので、いつでもQ&A検索ができるのと同時に、電話応対者側から管理者へ質問も可能です。よって受付権限者から質問を出せるのでQ&Aが蓄積しやすくなります。
  • 請求書作成
    スポット請求・締め支払請求を請求書ひな形で一括出力ができますので、請求書は封入れのみの作業となります。重複請求などの心配や未報告案件の請求は計上されません。また、報告完了済の案件のみ請求書の発行がされます。
  • 取引先権限
    取引先ごとのアカウントで、自社の発注履歴や発注状況の閲覧ができます。
  • 拒否設定
    受付を拒否したい取引先や一般客の名前と電話番号を登録できます。その取引先や一般客の名前や電話番号を受付画面に入力すると、画面上に「拒否表示」を表示できます。

<受付画面>

  • 受付番号の発行
    データを入力して確定を押すと、自動的に重複しない受付番号が発番されます。
  • 過去の履歴検索機能
    名前・住所・作業日・受付日・受付者・作業者・作業内容・電話番号などで検索抽出ができます。
  • 期間検索
    指定した一定の期間内に受け付けたデータを抽出できます。
  • 作業内容検索
    作業内容ごと検索したデータを抽出できます。
  • 作業員の抽出
    作業項目や受付住所で作業員や電話応対者を抽出できます。
  • 電話番号の非表示
    作業員にお客様の電話番号を伝えない機能も案件ごとに設定できます。
  • お支払方法の選択
    受付画面で現金・カード・請求払いを設定できます。取引先からの依頼については自動選択となります。
  • 完了報告先
    作業員が完了後、案件ごとにどこに電話をするか設定できます。
  • 現場写真の送付先
    現場施工写真のメール送信先を案件ごとに登録できます。
  • 予約作業忘れ防止
    予約日AM8時に作業員へ自動でメール送信する予約作業忘れの防止機能が利用できます。
  • 複写機能
    新規受付時に同じ様な案件や過去のお客様からの依頼をそのまま複写できます。
  • 受付時間の自動記録
    受付日時はサーバー時間で自動的に登録されます。
  • ステータスの確認
    受付中・完了・売上(完了)報告入力の3段階のステータスを確認できます。
  • メールの閲覧確認
    受付側で作業員がメールを確認したかを確認できます。
  • 簡単発注
    発注はワンクリックでメール発注、FAX発注の両方で行えます。
  • 媒体の入力
    反響媒体の入力ができます。
  • 物件検索
    過去対応して登録された物件情報を閲覧できます。物件情報には住所や型番・品番などが閲覧できます。
  • 会員検索
    会員制サービスに対応しており、会員情報を検索できます。
  • 作業員(スタッフ)へのメール
    画面内のお知らせ登録機能で作業員個別にメールや、選択してメール、全員にメールができます。
  • 見積書作成
    電話応対者が見積書・スポット請求書を作成、メール送信、FAX送信、原本印刷を行えます。
  • メール送信機能
    メールソフトなどを使用せず、画面上からメールを送信でき、送信履歴も残ります。
  • FAX送信機能
    画面上でFAXを送信することができ、送信履歴も残ります。
  • 領収書発行
    Excelにて領収書が発行できます。プリント又はメール送付にも対応してます。

<受付画面>

  • 推奨ブラウザ
    Google Chrome(他のブラウザでも稼働します)
  • 対応OS
    Windows7/8.1/10
  • 請求書出力
    Excel
  • アカウント数
    特に制限はございませんが、サーバーの負荷により月額のサーバー費用が変わります。

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